ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ПРИКАЗ
8 июня 2006 г.
N 241
О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ГОРОДА МОСКВЫ
Во исполнение постановления Правительства
Москвы от 21.02.2006 N 112-ПП "О Регламенте Правительства Москвы" и в
целях дальнейшего совершения организации делопроизводства в Департаменте
здравоохранения города Москвы приказываю:
1. Утвердить Регламент Департамента
здравоохранения города Москвы (прилагается).
2. Заместителям руководителя
Департамента, начальникам структурных подразделений Департамента, начальникам
управлений здравоохранения административных округов:
2.1. довести Регламент Департамента до
всех должностных лиц, государственных гражданских служащих и других сотрудников
Департамента и управлений здравоохранения административных округов;
2.2. руководствоваться в своей
деятельности требованиями, установленными Регламентом Департамента.
3. Начальникам управлений здравоохранения
административных округов, с учетом положения Регламента Департамента,
подготовить Регламенты управлений (до 30.07.2006).
4. Считать утратившим силу приказы
Департамента здравоохранения города Москвы от 19.03.2003 N 129 "О Регламенте
Департамента здравоохранения города Москвы" и от 02.12.2003 N 692 "О
внесении изменений и дополнений в Регламент Департамента здравоохранения города
Москвы".
5. Контроль за исполнением настоящего
приказа возложить на первого заместителя руководителя Департамента
С.В.Полякова.
Руководитель Департамента
А.П.СЕЛЬЦОВСКИЙ
УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента
здравоохранения города Москвы
от 08 июня 2006 г. N 241
РЕГЛАМЕНТ
ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Департамент здравоохранения города
Москвы является отраслевым органом исполнительной власти, организующим на
территории Москвы оказание населению всех видов лечебно-профилактической помощи
и фармацевтического обеспечения, осуществляющим исполнительно-распорядительные
функции в отношении органов, учреждений, организаций и предприятий
здравоохранения, аптечных предприятий, подведомственных Правительству Москвы, и
управление имуществом этой системы в пределах полномочий, переданных ему
Правительством Москвы.
1.2. В своей деятельности Департамент
здравоохранения города Москвы руководствуется действующим законодательством
Российской Федерации, законами города Москвы, нормативными правовыми актами
Мэра и Правительства Москвы, по специальным вопросам - нормативными правовыми
актами Министерства здравоохранения и социального развития Российской
Федерации.
Статус, полномочия, организация
деятельности Департамента определены Уставом города Москвы, законами города
Москвы "О Правительстве города Москвы" и "О государственной
гражданской службе города Москвы", "Положением о Департаменте
здравоохранения города Москвы", положениями о структурных подразделениях
Департамента и другими нормативными правовыми актами.
1.3. Настоящий Регламент определяет
порядок организационного, документационного, информационного обеспечения
деятельности Департамента здравоохранения города Москвы и обязателен для
исполнения всеми должностными лицами, государственными гражданскими служащими и
другими сотрудниками Департамента, управлений здравоохранения административных
округов, а также должностными лицами и служащими подведомственных Департаменту
структур при работе с документами Департамента несекретного характера
(информация, отнесенная к государственной тайне, учитывается, оформляется,
регистрируется и т.д. первым отделом Департамента в соответствии с положениями,
регламентирующими порядок работы с ней).
1.4. Положения настоящего Регламента
распространяются на информационные ресурсы, системы и технологии, создаваемые,
приобретаемые и накапливаемые за счет бюджета отрасли или иных ресурсов.
1.5. Ответственность за
организационно-методическое, документационное и информационное обеспечение
деятельности Департамента в целом возлагается на начальника отдела руководителя
Департамента, за организацию этой работы в подразделениях Департамента,
управлениях здравоохранения административных округов, подведомственных
Департаменту структурах - на их руководителей.
1.6. Несоблюдение требований Регламента
должностными лицами, государственными гражданскими служащими и другими
сотрудниками Департамента, управлений здравоохранения административных округов
и подведомственных Департаменту структур влечет их дисциплинарную и иную
ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, законами
и иными нормативными правовыми актами города Москвы.
2. ПЛАНИРОВАНИЕ
РАБОТЫ ДЕПАРТАМЕНТА
2.1. Департамент строит работу на основе
планов работы на полугодие и квартал, ориентированных на реализацию в части
касающейся Программы Правительства Москвы на год, планов работы Правительства
Москвы и Комплекса социальной сферы города Москвы, распорядительных документов
Мэра и Правительства Москвы, Министерства здравоохранения и социального
развития Российской Федерации, задач, определенных Положением о Департаменте
здравоохранения города Москвы, а также решение других значимых вопросов
управления отраслью, отнесенных к ведению Департамента. План включает перечень
основных организационных и иных мероприятий, проводимых Департаментом.
Предложения в план работы Департамента на
полугодие и квартал направляются начальнику отдела руководителя Департамента за
подписью заместителей руководителя Департамента и начальников структурных
подразделений Департамента не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого
периода.
Отдел руководителя Департамента обобщает
поступившие предложения и план работы Департамента, готовит проект плана,
согласует проект с заместителями руководителя Департамента и начальниками
структурных подразделений Департамента и представляет его на утверждение
руководству <*> Департамента. Начальник отдела руководителя Департамента
вправе вносить в проект плана работы Департамента вопросы о ходе выполнения
распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы, Министерства
здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Департамента
здравоохранения города Москвы, реализация которых осуществляется с отставанием
от установленных сроков.
--------------------------------
<*> Здесь и далее - руководитель и
первый заместитель руководителя Департамента.
2.2. На основе предложений заместителей
руководителя Департамента и начальников структурных подразделений Департамента,
представляемых в отдел руководителя Департамента по вторникам, отдел
руководителя Департамента формирует предложения в свод информации об основных
мероприятиях органов исполнительной и законодательной власти города на
предстоящую неделю.
2.3. При необходимости структурными
подразделениями Департамента осуществляется разработка специальных (целевых)
планов работы Департамента по отдельным вопросам городского здравоохранения, а
также календарных (сводных) планов на короткий промежуток времени.
2.4. Ответственность за формирование и
контроль за выполнением планов работы Департамента возложена на первого
заместителя руководителя Департамента, заместителей руководителя Департамента и
начальников структурных подразделений Департамента в соответствии с
распределением обязанностей, а в целом - на начальника отдела руководителя
Департамента.
3. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ ДЕПАРТАМЕНТА
3.1. Виды
распорядительных документов
3.1.1. Общие
положения
В целях осуществления
исполнительно-распорядительной, контрольной и координирующей функций
Департамента в пределах возложенных на него задач по управлению
здравоохранением Москвы издаются правовые акты: приказы и распоряжения
руководителя Департамента. Приказы, кроме того, реализуют внутреннюю
деятельность Департамента и подведомственных ему структур. Распоряжения, как
правило, издаются для решения отдельных, а также срочных вопросов.
Правовые акты руководителя Департамента
оформляются на специальных бланках, издаются на основе единоначалия,
подписываются руководителем (и.о. руководителя) Департамента. Правовые акты
руководителя Департамента вступают в силу со дня их регистрации, если иное не
предусмотрено в тексте акта.
Правовые акты Департамента обязательны
для исполнения должностными лицами учреждений, предприятий и организаций,
входящих в систему московского городского здравоохранения, а по отдельным
вопросам должностными лицами учреждений, предприятий и организаций
здравоохранения города независимо от ведомственной подчиненности и
организационно-правового статуса.
Правовые акты Департамента,
противоречащие законодательству и иным нормативным актам России и Москвы, могут
быть отменены или приостановлены Мэром Москвы или Правительством Москвы.
Приказами руководителя Департамента могут быть отменены правовые акты
подведомственных Департаменту структур, если они не соответствуют
законодательству, приняты с нарушением действующих правовых актов или их
выполнение не обеспечено ресурсами.
3.1.2. Совместные
распорядительные документы
Департаментом могут издаваться
распорядительные документы, совместные с другими органами, полномочными
издавать такие документы.
Совместные правовые акты имеют
юридическую силу распорядительного документа руководителя каждого органа,
принявшего (издавшего) этот документ в пределах своих полномочий, и
распространяются на весь круг организаций и должностных лиц, для которых были
бы обязательны распорядительные документы каждой из сторон, участвующих в
решении вопроса.
Совместные распорядительные документы
оформляются на бланках с указанием наименования каждого из органов, от имени
которых издан документ, подписываются руководителями или официально замещающими
их лицами, уполномоченными подписывать эти документы. Подлинники таких
документов оформляются в количестве, равном числу должностных лиц, их
подписавших.
Совместные распорядительные документы
вступают в силу со дня их подписания и регистрации всеми должностными лицами,
участвующими в издании, если иное не предусмотрено в тексте самого акта.
3.2. Порядок
подготовки и оформления проектов
распорядительных документов
Подготовка проектов распорядительных документов
осуществляется начальниками структурных подразделений по поручению руководства
Департамента, а также в соответствии с планами работы или в инициативном
порядке в связи с необходимостью решения возникающих перед здравоохранением
города задач.
Проекты приказов и распоряжений должны
иметь следующие составные части: заголовок к тексту, текст (вступительная и
распорядительная части, при необходимости - приложения), подпись (подписи),
лист согласований.
Заголовок должен быть кратким и
соответствовать содержанию текста. Заголовок начинается с предлога
"О" или "Об" (о чем), располагается у левой границы
текстового поля, выделяется жирным шрифтом, точка в конце не ставится.
Заголовок распорядительного документа о
внесении изменений (дополнений) в ранее принятый (изданный) документ
оформляется следующим образом: "О внесении изменений (дополнений) в приказ
(распоряжение) (далее указывается дата, регистрационный номер)", например:
"О внесении изменений и дополнений в приказ Департамента здравоохранения
города Москвы от 15.01.2006 N 18".
Текст распорядительного документа должен
быть написан ясно, предельно кратко, с соблюдением грамматических правил, суть
документа изложена четко и исключает возможность двоякого толкования. Не
следует употреблять сокращенных слов <*>. Правила написания слов и
словосочетаний приведены в приложении 4 к Регламенту Правительства Москвы
<**>. Текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервала в границах полей
(не менее): с левой стороны листа - 2,3 см, с правой стороны - 1,3 см. Первая
строка каждого абзаца печатается с отступлением 1,25 см от границы левого поля.
--------------------------------
<*> Допускается применение лишь
общепринятых или официально установленных условных сокращений (аббревиатур).
Аббревиатуры печатаются прописными (заглавными) буквами. При использовании
сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.
<**> Включено в состав приложений
(не приводятся) к настоящему регламенту.
При ссылке на иной документ соблюдается
последовательность: наименование документа (Закон, Указ, постановление, приказ,
...): наименование органа, издавшего документ (Президент Российской Федерации,
Правительство Российской Федерации, Министерство здравоохранения и социального
развития Российской Федерации, Правительство Москвы, Департамент
здравоохранения города Москвы и др.); дата издания, номер (без предлога
"за"), название документа.
Вступительная часть текста
(констатирующая, мотивировочная, преамбула) дается при необходимости и должна
быть краткой, излагающей обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для
подготовки документа, здесь же возможна оценка состояния дел по рассматриваемому
вопросу. Эта часть может начинаться словами: "В целях ... ", "В
связи ...", "В соответствии ... " и т.д.
Преамбула в проектах приказов, кроме
приказов по личному составу, завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ: (с двоеточием),
напечатанным прописными буквами без разрядки непосредственно за текстом, или с
новой строки, и выделенным жирным шрифтом. Преамбула может отсутствовать, если
принимаемое решение не требует разъяснений. В этом случае слово ПРИКАЗЫВАЮ не
пишется. Преамбула распоряжения не имеет специальных завершающих слов.
Распорядительная часть текста приказов и
распоряжений, как документов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от
первого лица единственного числа. В повелительной форме указывается, кому какие
действия предписывается выполнить и в какие сроки.
Распорядительная часть делится на пункты
и подпункты, их нумерация должна быть в случае, если пунктов (подпунктов) не
менее двух. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Подпункты могут иметь
буквенную или цифровую нумерацию с точками. Первое слово пункта (подпункта)
начинается после пробела, следующего за соответствующей буквой или цифрой с
точкой. Пункты группируются по значимости (от более существенных вопросов к
более второстепенным) или в последовательности развития темы. Каждый пункт, как
правило, должен включать предписание исполнителю (исполнителям) и выражать
законченную мысль, самостоятельное требование, правовую норму.
Поручения (задания) даются подразделениям
и подведомственным структурам Департамента (фамилии руководителей не
указываются) и должностным лицам (например: заместителю руководителя
Департамента Соболеву В.А.).
Наименования структурных подразделений,
учреждений, предприятий и организаций, фамилии и инициалы должностных лиц,
которым даются поручения, сроки исполнения, цифры по тексту (например, сумму
выделяемых средств, площадь предоставляемого жилья), фамилия и инициалы
должностного лица, на которого возлагается контроль за исполнением документа,
должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, выделяются жирным
шрифтом.
Приложения являются неотъемлемой частью
распорядительного документа. Название приложения должно соответствовать
названию, приведенному в основном тексте. Текст приложения излагается в
описательной форме. Приложения нумеруются последовательно, по мере ссылок на
них в тексте, подписываются заместителем руководителя или начальником
подразделения Департамента.
На приложениях в правом верхнем углу
должно указываться:
"Приложение 1 (2, 3 ...) к приказу
(распоряжению)
Департамента здравоохранения города Москвы
от "__" __________ 200__ года N
"___"
Знак номера (N) перед порядковыми
номерами приложений не ставится, порядковый номер единственного приложения не
обозначается.
Если к проекту распорядительного
документа прилагается документ, изданной вышестоящей инстанцией (Правительство
Российской Федерации, Минздравсоцразвития России, Правительство Москвы) или
иным органом власти (Департамент финансов города Москвы, Московская городская
Дума и др.), то слова "Приложение к приказу (распоряжению) Департамента
здравоохранения города Москвы от "___" _______ N "__" на
этом документе не пишутся. В тексте после ссылки на документ указывается в
скобках: "(прилагается)".
Листы основной части документа и каждого
приложения к нему нумеруются отдельно, начиная со вторых листов. Номера страниц
проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном
/"книжном"/, так и горизонтальном /"альбомном"/
расположении текста).
Подпись отделяется от текста 1,5-2-я
межстрочными интервалами. У левой границы текстового поля печатается
"Руководитель (и.о. руководителя) Департамента здравоохранения" у
правой границы - инициалы и фамилия.
Совместные распорядительные документы
подписываются руководителем (и.о. руководителя) Департамента здравоохранения
города Москвы и руководителем другого органа, участвующего в издании документа.
Подписи располагаются на одном уровне и должны, как правило, соответствовать
расположению реквизита "наименование организации" на бланке
документа.
Обязательные компоненты проектов приказов
и распоряжений:
- точные наименования структурных
подразделений, учреждений, организаций, предприятий Департамента или должности
и фамилии должностных лиц, на которых возлагается выполнение поручений;
- сроки исполнения поручений;
- указание о признании утратившими силу
ранее изданных распорядительных документов либо их отдельных пунктов (при
необходимости);
- поручение о контроле за исполнением
распорядительного документа.
На оборотной стороне последнего листа
проекта приказа (распоряжения) печатается лист согласования, где оформляются
визы заинтересованных должностных лиц Департамента, указываются фамилия и
инициалы исполнителя, его телефон, приводится список рассылки и определяется
его тираж.
Реквизиты листа согласования:
- проект приказа (распоряжения) внесен;
- проект согласован;
- разослать;
- тираж;
- исполнитель.
Все реквизиты (кроме
"Разослать") печатаются в именительном падеже.
Реквизит "Проект приказа
(распоряжения) внесен": указывается должность, инициалы и фамилия начальника
подразделения, представившего проект.
Реквизит "Проект согласован":
указываются должности, инициалы и фамилии должностных лиц, имеющих отношение к
вносимому вопросу, в следующей последовательности:
- первый заместитель руководителя
Департамента;
- заместители руководителя Департамента;
- начальники управлений Департамента;
- начальник отдела государственной службы
и кадров Департамента;
- начальник отдела руководителя
Департамента;
- начальники других структурных
подразделений Департамента;
- главные внештатные специалисты
Департамента;
- начальники управлений здравоохранения
административных округов;
- руководители подведомственных
учреждений, предприятий, организаций.
Обязательным для проекта приказа
(распоряжения) является согласование первого заместителя руководителя
Департамента, начальника отдела государственной службы и кадров, начальника
отдела руководителя, а также заместителей руководителя Департамента и
начальников структурных подразделений Департамента, имеющих отношение к
вносимому вопросу.
Реквизит "Разослать" -
печатается в дательном падеже, включает перечень:
- структурных подразделений и должностных
лиц Департамента, названных в качестве исполнителей заданий;
- должностных лиц Департамента, на
которых возложен контроль исполнения распорядительного документа;
- согласующих проект документа
должностных лиц Департамента;
- подразделений, учреждений, предприятий
и организаций Департамента, на которые распространяется действие документа.
Если действие документа распространяется
на ряд однородных подразделений или подведомственных структур, то в реквизите
"Разослать" они называются обобщенно, например: управлениям и отделам
Департамента.
Примерная форма листа согласования
проекта приказа (распоряжения):
Проект приказа
(распоряжения) внесен:
Начальник
управления организации медицинской помощи Ш.М.Гайнулин
Проект приказа
(распоряжения) согласован:
Первый
заместитель руководителя Департамента С.В.Поляков
Заместитель руководителя
Департамента
Ф.М.Семенов
Заместитель
руководителя Департамента
И.А.Лешкевнч
Заместитель
руководителя Департамента
В.А.Соболев
Заместитель
руководителя Департамента
Л.Г.Костомарова
Начальник
финансово-экономического управления Е.Б.Лабзина
Начальник отдела
государственной службы и кадров
Л.М.Шаталова
Начальник отдела
руководителя Департамента
В.А.Кузнецов
Начальник отдела
материально-технического обеспечения
В.И.Зыков
Главный терапевт
Департамента
Л.Б.Лазебник
Начальник
управления здравоохранения ВАО И.Л.Волкова
Генеральный
директор ГУП "Гормедтехника" Ю.Н.Лужин
Главный врач ГКБ
N 15 имени О.М.Филатова
Э.И.Николаева
Исп.: Криушин
Р.С., 251-55-09
Разослать: в
дело, Полякову С.В., Семенову Ф.М. Лешкевичу И.А.,
Соболеву В.А., Костомаровой Л.Г., Лазебнику Л.Б., управлению
организации медицинской помощи,
финансово-экономическому
управлению, отделу
материально-технического обеспечения,
отделу
государственной службы
и кадров, УЗ ВАО, ГУП
"Гормедтехника",
ГКБ N 15.
Тираж: 14 экз.
Согласование проекта распорядительного
документа организуется исполнителем, подготовившем проект, и осуществляется
путем визирования: на листе согласования ставится подпись должностного лица,
согласующего документ, и дата согласования (при необходимости оформляется
возражение /особое мнение/, которое может быть изложено как на отдельном листе,
прилагаемом к листу согласования, так и непосредственно на листе согласования).
Проекты распорядительных документов,
отклоненные из-за необходимости доработки, возвращают исполнителю с указанием
причины отказа в подписании или с замечаниями, изложенными письменно или устно;
доработка их осуществляется за 1-2 рабочих дня, если при возврате не установлен
иной срок (внесение в проект незначительных, не меняющих сути изменений не
влечет за собой повторного визирования; при внесении изменений, имеющих
принципиальные значения, исполнитель должен заново согласовать документ с
заинтересованными должностными лицами). После доработки проекты документов
поступают в отдел руководителя Департамента для представления руководству
Департамента.
Реквизит "Исполнитель":
указывается должность, фамилия, инициалы, номер телефона специалиста,
подготовившего проект документа. Исполнитель несет ответственность за
согласование документов и правильность их рассылки.
Подразделение Департамента, представившее
(внесшее) проект распорядительного документа, осуществляет впоследствии
справочную и консультативную работу по принятому (изданному) распорядительному документу.
3.3. Регистрация
распорядительных документов
Регистрация приказов и распоряжений
производится в течение года в порядке возрастания номеров: приказам по основной
деятельности присваиваются порядковые регистрационные номера; распоряжениям -
отдельные порядковые номера с добавлением аббревиатуры "-Р"; приказы
по личному составу регистрируются отдельными порядковыми номерами с добавлением
аббревиатуры "-К".
Датами документов являются даты их
регистрации, которые, как правило, должны совпадать с датами подписания или
следовать непосредственно за ними.
Совместные распорядительные документы,
принятые несколькими органами, имеют единую дату (самая поздняя дата) и
регистрационный номер каждого из авторов распорядительного документа через
косую черту в порядке указания их на документе (слева направо). Например:
приказ Департамента здравоохранения города Москвы и Московского городского
фонда обязательного медицинского страхования (МГФ ОМС) от 08.02.2003 N 161/48
(данные реквизиты означают, что приказ зарегистрирован в канцелярии
Департамента здравоохранения за N 161 и в канцелярии МГФ ОМС за N 48, дата его
- 8 февраля 2003 года).
3.4. Формирование
дел распорядительных документов
Подписанные распорядительные документы
формируются канцелярией Департамента в дела в течение года в порядке
возрастания номеров соответственно с установленным порядком регистрации
распорядительных документов:
- дело приказов Департамента по основной
деятельности;
- дело приказов Департамента по личному
составу;
- дело распоряжений Департамента.
Дело распорядительного документа включает
в себя:
- подлинник распорядительного документа;
- приложения к распорядительному
документу (если имеются);
- листы согласований и (если имеются)
листы разногласий.
Документы, послужившие основанием для
издания документа, хранятся в подразделениях, представивших проект к подписанию
(по приказам о поощрениях и дисциплинарных взысканиях - в отделе
государственной службы и кадров).
3.5. Рассылка
распорядительных документов
Приказы и распоряжения после их
подписания руководителем (и.о. руководителя) поступают в канцелярию
Департамента. В двухдневный срок по предоставлении канцелярией подписанных
экземпляров распорядительных документов они тиражируются отделом материально-технического
обеспечения Департамента и рассылаются канцелярией согласно спискам рассылки.
Приложения являются неотъемлемой частью
распорядительного документа и рассылаются в соответствии со списками рассылки.
Если приложения к распорядительным документам направляются не во все адреса,
делается пометка "без приложения", либо указывается какое из
приложений направляется адресату.
3.6. Замена
отдельных листов разосланных
распорядительных документов
Внесение каких-либо несанкционированных
исправлений в подписанные распорядительные документы запрещено.
Замена разосланных экземпляров
распорядительных документов при обнаружении орфографических или технических
ошибок может быть произведена только с разрешения руководства Департамента.
При необходимости исправления (замены)
даже одного слова производится замена полного листа распорядительного
документа, при этом нумерация страниц утвержденного распорядительного документа
сохраняется.
В этом случае отдел руководителя
Департамента оформляет заменяемый лист документа следующим образом: у правого
края верхнего поля нового (изменяемого) листа делается надпись "Взамен
разосланного" (при замене нескольких листов надпись делается на каждой
странице) и указывается дата, номер и название распорядительного документа, в
котором производится замена листов (при замене первой страницы - дату, номер и
название указывать не обязательно). Дело распорядительного документа
дополняется заменяемым листом (листами).
3.7. Внесение
изменений и дополнений в ранее принятый
(изданный) распорядительный документ Департамента
Внесение изменений (дополнений) в приказ
или распоряжение руководителя Департамента, а также их отмена возможно путем
издания приказа или распоряжения руководителя Департамента. Внесение изменений
(дополнений) в совместные распорядительные документы, а также их отмена
осуществляется путем издания соответствующего совместного распорядительного
документа.
Документ с заголовком "О внесении
изменений (дополнений) в ..." должен содержать пункт: "Внести
изменения (дополнения) в ...", при этом каждое изменение (дополнение)
оформляется отдельным пунктом (подпунктом).
Изменения (дополнения) вносятся в
первоначальный распорядительный документ, внесение изменений в документ о
внесении изменений не допускается. При внесении неоднократных изменений
(дополнений) в распорядительный документ в первом пункте о внесении изменений
(дополнений) дается ссылка "(в редакции - вид документа, дата,
номер)", при этом указываются все документы по внесению изменений
(дополнений). Распорядительные документы, в которые неоднократно вносились
изменения (дополнения) либо вносимые изменения (дополнения) значительны по
объему, издаются в новой редакции.
Распорядительный документ о внесении
изменений и дополнений оформляется в соответствии с приложением 3 к Регламенту
Правительства Москвы <*>.
--------------------------------
<*> Включено в состав приложений к
настоящему Регламенту.
3.8. Поддержание
нормативной базы в
актуальном состоянии
В целях поддержания в актуальном
состоянии нормативной базы Департамента, структурные подразделения, выступающие
в качестве исполнителей по подготовке распорядительных документов,
периодически, не реже 1 раза в год, осуществляют работу по выявлению распорядительных
документов, подлежащих отмене, признанию утратившими силу или требующими
внесения изменений.
Распорядительные документы Департамента,
утратившие силу, подлежат отмене путем издания соответствующего
распорядительного документа с формулировкой "признать утратившим(и)
силу".
4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С
АДМИНИСТРАЦИЕЙ ПРЕЗИДЕНТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПРАВИТЕЛЬСТВОМ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ФЕДЕРАЛЬНЫМ СОБРАНИЕМ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, МОСКОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМОЙ,
ОРГАНАМИ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ВНУТРИГОРОДСКИХ
МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ В ГОРОДЕ МОСКВЕ
4.1. Общие
положения
При необходимости обращения к
Администрации Президента Российской Федерации, в Правительство Российской
Федерации и Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания
Российской Федерации или Московскую городскую Думу для решения вопросов
законотворческой деятельности соответствующие предложения направляются Мэру
Москвы после их согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы,
полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.
4.2. Взаимодействия
с членами Совета Федерации,
депутатами Государственной Думы Федерального
Собрания
Российской Федерации, Московской городской Думы и
муниципальных собраний внутригородских
муниципальных
образований в городе Москве
4.2.1. Прием
депутатов должностными лицами
Департамента
По вопросам своей депутатской
деятельности члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации, депутаты Московской городской Думы пользуются
правом безотлагательного приема руководством и другими должностными лицами
Департамента. Депутат по предъявлению депутатского удостоверения имеет право
беспрепятственно посещать Департамент, присутствовать на заседаниях его
коллегии.
Депутаты муниципальных собраний по
вопросам своей депутатской деятельности пользуются правами: приема руководством
и другими должностными лицами Департамента, посещения Департамента, присутствия
на заседании его коллегии по вопросам, относящимся к их компетенции, в
установленном порядке.
4.2.2. Порядок
рассмотрения обращений депутатов
При обращении депутата по вопросам,
связанным с депутатской деятельностью, должностные лица Департамента
обеспечивают его консультациями, безотлагательно предоставляют ему необходимую
информацию и документацию (доступ к сведениям, составляющим государственную или
врачебную тайну, осуществляется в соответствии с федеральным законом о
государственной тайне и "Основами законодательства Российской Федерации об
охране здоровья граждан").
При необходимости проведения в связи с
обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения
каких-либо вопросов, об этом сообщается депутату в трехдневный срок со дня
получения обращения. В случае указания в обращении на нарушение законодательства
незамедлительно принимаются меры для устранения нарушения и привлечения
виновных к ответственности. Окончательный ответ за подписью руководителя (и.о.
руководителя) Департамента представляется не позднее 30 дней со дня получения
обращения.
Подготовку проекта ответа на обращение
члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации или Московской городской Думы к Мэру, Правительству Москвы
поручается Департаменту здравоохранения города Москвы, если поставленный вопрос
относится к его ведению. Ответ на обращение дается за подписью члена
Правительства Москвы, полномочного решать поставленный вопрос.
Представление на подпись Мэру Москвы
документов, направляемых в Совет Федерации, депутату Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, депутату Московской городской Думы
осуществляется после согласования их с заместителем Мэра Москвы в Правительстве
Москвы, полномочным представителем Мэра в Московской городской Думе.
4.2.3.
Парламентский запрос
Совет Федерации, Государственная Дума
вправе направить парламентский запрос руководителю органа исполнительной власти
города по вопросам, входящим в его компетенцию. Запрос принимается большинством
голосов от общего числа членов или депутатов соответствующей палаты
Федерального Собрания Российской Федерации в порядке, установленном
регламентами палат.
Ответ на парламентский запрос может быть
дан в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания
Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней с даты
получения или в иной, установленный соответствующей палатой срок, тем
должностным лицом, которому он направлен или временно исполняющим его
обязанности.
4.2.4. Депутатский
запрос члена Совета Федерации,
депутата Государственной Думы Федерального
Собрания
Российской Федерации
Член Совета Федерации, депутат
Государственной Думы (инициатор запроса) вправе направить запрос руководителям
органов исполнительной власти города Москвы по вопросам, входящим в их
компетенцию.
Запрос члена Совета Федерации, депутата
Государственной Думы направляется ими самостоятельно и не требует оглашения на
заседании соответствующей палата Федерального Собрания Российской Федерации.
Инициатор запроса имеет право участвовать
в рассмотрении поставленных им вопросов, в том числе на закрытых заседаниях в
Департаменте здравоохранения города Москвы, с соблюдением требований,
предусмотренных ст. 18 Федерального закона от 5 июля 1999 года N 133-ФЗ "О
внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "О статусе депутата
Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации". О дне рассмотрения поставленных в запросе вопросов
инициатор запроса должен быть извещен заблаговременно, не позднее чем за 3 дня
до заседания.
Должностное лицо, которому направлен
запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30
дней со дня получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.
Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос,
либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
4.2.5. Депутатский
запрос депутата Московской
городской Думы
Депутатский запрос депутата Московской
городской Думы - особая форма обращения депутата (групп депутатов), которое в
письменной форме вносится на заседание Московской городской Думы и оформляется
на специальном бланке. Запрос должен содержать фразу: "Запрос сделан на
заседании Московской городской Думы (число, месяц, год)", удостоверенную
подписью председательствующего на заседании и подписан автором (авторами)
запроса.
Ответ на запрос дается в устной (на
заседании Думы) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его
получения должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно
исполняющим его обязанности.
4.2.6. Депутатский
запрос депутата
муниципального Собрания
Депутатский запрос депутата
муниципального Собрания - особая форма обращения депутата (групп депутатов),
которое в письменной форме вносится на заседание муниципального Собрания и оформляется
на бланке муниципального Собрания. Запрос должен содержать фразу: "Запрос
сделан на заседании муниципального Собрания (число, месяц, год)",
удостоверенную подписью председательствующего на заседании и подписан автором
(авторами) запроса.
Ответ на запрос дается в устной (на
заседании Собрания) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня
его получения должностным лицом, которому направлен запрос, или лицом,
исполняющим его обязанности.
5. ПОРЯДОК РАБОТЫ С
ДОГОВОРАМИ И СОГЛАШЕНИЯМИ
5.1. Основные
требования к оформлению договоров и
соглашений
Договоры и соглашения города Москвы
являются составной частью системы правовых актов города и могут заключаться от
имени города Мэром Москвы, Правительством Москвы, а также органами
исполнительной власти города.
Порядок подготовки, оформления,
подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров и
соглашений, заключаемых Департаментом здравоохранения города Москвы с
субъектами договорных отношений, определяется действующим федеральным
законодательством, законами города Москвы от 28 марта 2001 года N 11 "О
договорах и соглашениях города Москвы", от 22 октября 1997 года N 44
"О социальном партнерстве", постановлением Правительства Москвы от 7
августа 2001 года N 726-ПП "О реализации положений Закона города Москвы "О
договорах и соглашениях города Москвы", а также Договором о разграничении
предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской
Федерации и органами государственной власти города федерального значения
Москвы.
Департамент здравоохранения города Москвы
заключает соглашения с соответствующими органами управления здравоохранением
исполнительной власти субъектов Российской Федерации, иностранных государств, а
также иными участниками договорно-правовых отношений по поручению Мэра Москвы;
полномочия на ведение переговоров и подписание договоров (соглашений),
инициативно заключаемых от имени Департамента здравоохранения, должностным
лицам Департамента подтверждаются доверенностью Мэра. Кроме того, в развитие
ранее заключенных договоров и соглашений города на основании содержащихся в них
поручений Департамент здравоохранения, в пределах закрепленных за ним
полномочий, может также заключать соглашения по конкретным предметам правового
регулирования (при этом оформления доверенности Мэра не требуется).
При переговорах по вопросам заключения
договора (соглашения) ведется протокол. Проекты договоров (соглашений),
подписываемые субъектами договорных отношений, подлежат согласованию с
соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти города и Правовым
управлением Правительства Москвы. Уполномоченными органами исполнительной
власти по координации работ, связанных с заключением договоров и соглашений
города, являются Департамент международных связей города Москвы (по соглашениям
в области международных связей), Комитет по внешнеэкономической деятельности
города Москвы (по соглашениям в области внешнеэкономических связей) и Комитет
межрегиональных связей и национальной политики города Москвы (по соглашениям к
договорам межрегионального характера), Департамент территориальных органов
исполнительной власти города Москвы (по соглашениям и договорам с органами
местного самоуправления), Департамент экономической политики и развития города
Москвы (по соглашениям и договорам о разграничении полномочий и взаимной
передаче полномочий между федеральными органами исполнительной власти и
органами исполнительной власти города Москвы).
Подписываемые договоры и соглашения
должны содержать:
- наименование;
- преамбулу (вводную часть), в которой
указываются основные цели;
- дату, место подписания, наименования
Сторон;
- предмет правового регулирования;
- раскрытие используемых терминов и
понятий;
- права и обязанности Сторон;
- ответственность Сторон;
- способы и порядок обеспечения
обязательств Сторон;
- основания прекращения и приостановления
их действия;
- порядок разрешения споров;
- срок и условия вступления в силу;
- срок действия;
- сведения о регистрации и месте хранения
текста документа;
- наименование должностей, фамилий, имен,
отчеств уполномоченных лиц, подписывающих договор или соглашение;
- подписи Сторон.
Подписи располагаются друг против друга
или одна под другой и удостоверяются гербовыми печатями Сторон. В текстах
первое место (левое или верхнее) занимает подпись представителя той Стороны, у
которой будет храниться данный экземпляр договора или соглашения. В
наименовании договора или соглашения на первом месте также ставится
наименование той Стороны, у которой будет храниться данный экземпляр подлинника
документа.
Договоры (соглашения) не должны включать
положений, содержащихся в Конституции Российской Федерации, федеральных
законах, законодательстве города Москвы и вследствие этого являющихся
обязательными к исполнению.
Приложения к договорам и соглашениям
составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с
основным текстом документа.
Отдельные договоры (соглашения)
утверждаются приказами. Приказ необходим когда действие документа
распространяется на подведомственные учреждения, организации и предприятия и
требуются указания по практической реализации его положений (например: приказы
"Об утверждении договора о сотрудничестве между лечебно-профилактическими
учреждениями и коммерческими ритуальными организациями по оказанию
дополнительных ритуальных услуг", "О предоставлении клинической базы
ММА имени И.М.Сеченова..." и т.д.).
5.2. Порядок
подготовки, заключения, регистрации,
хранения и выполнения договоров и соглашений
Руководитель Департамента в инициативном
порядке или в случае обращения к нему заинтересованных лиц с предложением
заключить договор или соглашение (далее - соглашение) об осуществлении
международных, внешнеэкономических и межрегиональных связей, соглашений с
федеральными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления,
юридическими лицами и международными организациями обращается к Мэру Москвы с
предложением о вступлении в переговоры и подписании соглашения.
Предварительно предложение о вступлении в
переговоры и о заключении соглашения вместе с проектом соглашения, прилагаемыми
к нему финансово-экономическим обоснованием, прогнозом возможных последствий
для города и листом согласования (приложение 9 к Регламенту Правительства
Москвы <*>) направляется на рассмотрение в соответствующий уполномоченный
орган исполнительной власти города Москвы, Департамент финансов города Москвы,
Департамент экономической политики и развития города Москвы, Правовое
управление Правительства Москвы, в соответствующие отраслевые, функциональные и
территориальные органы исполнительной власти города Москвы, которые
рассматривают проект соглашения и в срок не более 15 календарных дней дают по
нему заключения (итоги рассмотрения отражаются в листе согласования).
--------------------------------
<*> Включено в состав приложений к
настоящему регламенту.
При необходимости проект соглашения
предварительно направляется в соответствующие федеральные органы исполнительной
власти.
Подготовленный и согласованный в
предварительном порядке проект соглашения с приложениями, предложениями по его
заключению и листом согласования представляется в соответствующий
уполномоченный орган исполнительной власти города Москвы.
Проект соглашения об осуществлении
международных и внешнеэкономических связей города не позднее, чем за месяц до
его подписания представляется Департаментом международных связей города Москвы
для согласования в Министерство иностранных дел Российской Федерации. На
заключение соглашения с органом государственной власти иностранного государства
требуется согласие Правительства Российской Федерации. Соглашение об
осуществлении Международных и внешнеэкономических связей подлежат
государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.
Оригинал договора (соглашения) вместе с
протоколом переговоров, листом согласования (если соглашение подписано по
поручению Мэра, то с копией документа о поручении Мэра на заключение договора
/соглашения/ и доверенностью) в течение 5 дней передается на регистрацию и
хранение в Управление по организации работы с документами Правительства Москвы
(депозитарий).
Копии договоров (соглашений) по
международному и межрегиональному сотрудничеству в области здравоохранения и
материалы, относящиеся к их подготовке, совершению, выполнению принятых по ним
обязательств, включая копии служебной переписки между Сторонами, хранятся в
архиве отдела руководителя и выдаются сотрудникам Департамента по запросам. Вся
информация по этим вопросам и сопричастные к ним материалы по мере поступления
подлежат незамедлительной передаче исполнителями в отдел руководителя
Департамента.
Ответственность за выполнение договоров
(соглашений) и подготовку необходимых материалов для представления
Департаментом здравоохранения информации Мэру Москвы или уполномоченному органу
Правительства Москвы возлагается на должностных лиц Департамента в соответствии
с их компетенцией или исходя из резолюции руководства Департамента.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И
ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
В Департаменте установлена смешанная
система делопроизводства, предусматривающая централизованную работу с
документами руководителя Департамента и его первого заместителя,
децентрализованную - с документами других должностных лиц Департамента.
6.1. Прием,
первичная обработка и отправка
корреспонденции
Прием и отправка служебных документов и
обращений граждан в департаменте осуществляется:
- через почтовое отделение;
- нарочными, курьерами:
- лично от граждан;
- с использованием факсимильной связи;
- в виде электронной почты;
- в виде телефонограмм.
Прием, первичная обработка и отправка
документов производится централизованно (канцелярией департамента), кроме
случаев их поступления посредством факсимильной телефонной связи
(осуществляется структурными подразделениями департамента). Служебные документы
и обращения граждан, лично передаваемые в канцелярию, принимаются только при
вскрытых конвертах (за исключением заявок на участие в конкурсах, аукционах,
запросах котировок).
Документы, переданные (полученные) с
использованием факсимильной связи, электронной почты и с официального сервера
департамента в сети Интернет без использования в установленном порядке
технологии электронной цифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому
указанные способы не используются для передачи документов, требующих
удостоверения подлинности.
При приеме от нарочных служебных
документов в разносной книге отправителя или на копии документа при
необходимости ставится штамп департамента, дата и подпись сотрудника,
принявшего документ. При приеме обращений граждан в случае наличия копии
обращения на ней по просьбе заявителя ставится штамп департамента с указанием
даты поступления документа в департамент.
Почта, доставленная в канцелярию
фельдъегерской службой, передается сотрудниками канцелярии в секторы служебной
корреспонденции или письменных обращений граждан отдела руководителя
департамента незамедлительно.
Поступившие в канцелярию запросы о
разъяснении положений конкурсной документации и жалобы на действия
(бездействие) Департамента здравоохранения, подведомственных ему
специализированных организаций, созданных им конкурсной, аукционной или
котировочной комиссий в вопросах размещения заказов на поставки товаров,
выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд
передаются сотрудниками канцелярии в сектор служебной корреспонденции отдела
руководителя незамедлительно, лично с выделением указанных документов грифом
"весьма срочно!" для незамедлительной регистрации и представления на
рассмотрение руководству департамента.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее
время, в выходные и праздничные дни от Мэра Москвы, Правительства Москвы,
Минздравсоцразвития России, Московской городской Думы, принимается дежурными
департамента с последующей передачей в сектор служебной корреспонденции отдела
руководителя департамента не позднее 9 часов 30 минут следующего рабочего дня.
При приеме почты проверяется правильность
адресования и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция
возвращается отправителю отделом руководителя не позднее 3-х рабочих дней с
даты получения.
Конверты с поступившими в департамент
документами вскрываются в отделе руководителя департамента (за исключением
поступивших от должностного лица в адрес должностного лица департамента и
содержащих пометку "лично", а также заявок на участие в конкурсах,
аукционах, запросах котировок). При вскрытии конвертов со служебной
корреспонденцией проверяется наличие документов с указанными в них приложениями
и удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.); при обнаружении недостачи
или отсутствия необходимых реквизитов документы возвращаются отправителю с
указанием причин возврата.
Конверты с заявками на участие в
конкурсах, аукционах, с запросами котировок не вскрываются. Представитель
организации (физическое лицо) направляется в сектор по организации и проведению
конкурсов и аукционов отдела материально-технического обеспечения департамента
для выяснения обстоятельств. Конверты с заявками на участие в конкурсах,
аукционах, с запросами котировок принимать в канцелярии Департамента
здравоохранения запрещено.
Служебные документы и письменные
обращения граждан, лично передаваемые в канцелярию, принимаются в
незапечатанных конвертах, кроме случаев оговоренных выше.
Конверты, в которых документы поступают в
канцелярию, скрепляются с документами и сопровождают их на всех этапах
рассмотрения (при поступлении документов, связанных с рассмотрением дел в суде,
документы регистрируются в специальном журнале с отметкой о наличии конвертов и
времени поступления документов в департамент; в другие структурные
подразделения такие документы передаются с конвертами под расписку с фиксацией
времени передачи).
На служебных документах и письменных
обращениях граждан, поступивших в канцелярию до 14 часов текущего дня,
проставляется штамп с указанием даты текущего дня. На корреспонденции,
поступившей в канцелярию после 14 часов, проставляется штамп с указанием даты
следующего рабочего дня. На документы, требующие срочного рассмотрения, а также
поступившие из вышестоящих и судебных инстанций, ставится штамп с указанием
даты текущего дня.
Сотрудники канцелярии распределяют
поступающие документы и направляют их на регистрацию.
Отправка документа адресату производится
канцелярией после его регистрации в соответствующем подразделении и проверки
канцелярией наличия:
- адреса с индексом (не проставляется на
документах, направляемых в органы, должностным лицам государственной власти
России и Москвы, а также при переписке между департаментом и подведомственными
ему структурами);
- исходящего регистрационного номера;
- ссылки на номер и дату документа, на
который дается ответ;
- фамилии исполнителя с указанием номера
его телефона;
- указанных в тексте приложений;
- подписи должностного лица на документе.
В случае неправильного оформления
документа сотрудники канцелярии должны вернуть документ исполнителю с указанием
ошибки, либо пригласить исполнителя к себе (по документам срочного характера)
для ее исправления.
Выдача документов на руки адресату
допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения
поставленных вопросов. Выдача производится под роспись получателя по разрешению
начальника (заместителя начальника) структурного подразделения, рассматривавшего
документ.
6.2. Регистрация
документов
Регистрация поступающих в департамент
документов проводится централизованно, создаваемых (исходящих) документов -
децентрализованно: в подразделениях, их создавших или исполнивших, в
соответствии с номенклатурой дел.
Регистрации подлежат все документы,
требующие учета и использования в служебных целях (как создаваемые в
департаменте, так и поступающие из других организаций и от граждан), требующие
ответа, а также все без исключения документы, поступающие из вышестоящих
организаций. Моментом регистрации документа считается время фиксации факта его
поступления в департамент путем внесения соответствующих сведений в
автоматизированный банк данных с проставлением на документе даты и
регистрационного номера.
Запросы о разъяснении положений
конкурсной документации и жалобы на действия (бездействие) Департамента
здравоохранения, подведомственных ему специализированных организаций, созданных
им конкурсной, аукционной или котировочной комиссий в вопросах размещения
заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для
государственных и муниципальных нужд, регистрируются и представляются
руководству департамента незамедлительно.
Регистрация документов в департаменте
осуществляется:
в отделе руководителя департамента -
а) входящие служебные документы (кроме
факсограмм и телефонограмм),
б) исходящие документы, связанные со
служебной корреспонденцией -
- подписанные руководителем департамента,
его первым заместителем, начальником отдела руководителя департамента,
исполнителем которых являлись сотрудники отдела руководителя департамента,
- протоколы совещаний, ответственность за
организацию которых возлагалась на отдел руководителя департамента,
в) письменные обращения граждан (в т.ч.
сопровожденные письмами из вышестоящих или сторонних организаций) и связанная с
ними корреспонденция;
в структурных подразделениях департамента
-
- исходящие документы, связанные со
служебной корреспонденцией, исполнителями которых являлись сотрудники
соответствующих подразделений,
- протоколы совещаний, ответственность за
организацию которых возлагалась на соответствующие подразделения.
Поступившая в департамент корреспонденция
на иностранном языке направляется адресату без регистрации.
Прием (передача) телефонограмм и
факсограмм, адресованных руководителю департамента и его первому заместителю,
производится секретарями руководства или дежурными департамента с регистрацией
их в специальных журналах и безотлагательной передачей начальнику (заместителю
начальника) отдела руководителя департамента, которыми поступившие документы
представляются руководству. Дальнейшая работа с телефоно- и факсограммами,
адресованными руководителю (первому заместителю руководителя) департамента,
строится по резолюциям руководителя (первого заместителя руководителя)
департамента.
Документы, поступившие руководителю
департамента и его заместителям в ходе приема представителей организаций и
граждан, по которым принимавшие должностные лица дали поручения (поставили
резолюцию), до направления исполнителям подлежат регистрации в отделе
руководителя департамента.
Документы, поступившие в департамент по
одному и тому же вопросу из одной и той же организации или от одного и того же
гражданина (граждан) в течение года, считая от даты их первичной регистрации в
департаменте, и если со времени первого обращения истек установленный законом
срок рассмотрения, а также, если первоначальное решение поставленного вопроса
не удовлетворило заявителя или организацию, считаются повторными.
Служебные документы (обращения граждан)
от одной и той же организации (одного и того же гражданина /граждан/) по одному
и тому же вопросу, направленные различным адресатам, повторными не считаются.
Для принятия решения о процедуре
исполнения повторных документов должностным лицам департамента вместе с
документами направляется информация, содержащаяся в соответствующих базах
данных, либо (по запросу) предыдущая переписка (дело). При неудовлетворении
заявителем решением вопроса материалы повторного обращения докладываются
вышестоящему руководителю.
Документы, определенные к исполнению
начальникам структурных подразделений департамента, получаются их
делопроизводителями в соответствующих секторах отдела руководителя департамента
не реже 4-х раз в течение рабочего дня (10.00-10.30, 13.00-13.30, 15.30-16.00,
17.30-17.45). Документы, требующие срочного исполнения, доставляются в
структурные подразделения сотрудниками отдела руководителя департамента
непосредственно после их регистрации.
Подразделения, участвующие в процессе
создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за
сохранность как самих документов, так и информации о них в соответствующих
базах данных, а также за оперативность представления информации лицам, имеющим
право на ее получение.
В секторе служебной корреспонденции
фиксируются этапы исполнения поручений руководителя департамента и его первого
заместителя (регистрационные номера, начинающиеся с 01-... и 02-...); этапы
работ по рассмотрению иных документов фиксируются в соответствующих структурных
подразделениях.
6.3. Особенности
работы с обращениями граждан
Работа с обращениями граждан в
Департаменте осуществляется на основании законодательства города Москвы о
порядке рассмотрения обращений граждан, Регламента Правительства Москвы и
настоящего Регламента.
Под обращениями понимаются изложенные в
устной или письменной форме предложения, заявления, жалобы, ходатайства (в том
числе коллективные) граждан. Под жалобой подразумевается обращение гражданина
по поводу восстановления его прав или законных интересов, нарушенных действиями
(бездействием), решениями Департамента и/или подведомственных ему органов и
учреждений здравоохранения, их руководителей и должностных лиц.
Письменные обращения граждан, поступившие
в Департамент, но не относящиеся к компетенции Департамента и подведомственных
ему структур, отдел руководителя Департамента в трехдневный срок со дня
поступления адресует тому органу власти, к компетенции которого относится
решение поставленных вопросов (с уведомлением заявителя). Копия
сопроводительного письма и обращения заявителя, направленного по
принадлежности, сохраняются в деле.
Письменные обращения граждан должны
содержать наименование органа власти или должностного лица, которому они
адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства,
фамилию, имя, отчество обращающегося, его адрес, телефон, дату и личную
подпись. Обращения, в которых отсутствуют фамилия, адрес и личная подпись
заявителя, считаются анонимными и не подлежат обязательному рассмотрению.
Решение об их рассмотрении принимает руководство Департамента. Не
рассматриваются обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и
достоинство других лиц.
Обращения граждан, поступившие по
электронной почте, должны содержать наименование органа власти или должностного
лица, которому они адресованы, изложение существа обращения, фамилию, имя,
отчество обращающегося, почтовый адрес места жительства заявителя, контактный
телефон, дату. Электронные письма, не содержащие фамилии и адреса места
жительства заявителя, считаются анонимными и не подлежат обязательному
рассмотрению.
Устные обращения граждан рассматриваются
непосредственно на месте, во время обращения, когда изложенные в них факты и
обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личности
обращающихся известны или установлены. Ответы на них даются, как правило, в
устной форме. В случаях, когда вопрос, поставленный в устном обращении, требует
изучения или дополнительной проверки изложенных фактов, должностные лица
Департамента дают соответствующие указания исполнителям в порядке
подчиненности.
Обращения населения в службу
"Телефон доверия" регистрируются в специальном журнале и в случаях,
не требующих дополнительного изучения, разрешаются дежурным сотрудником
самостоятельно или с привлечением специалистов Департамента, управлений
здравоохранения административных округов, подведомственных учреждений. В
случаях, требующих дополнительной проверки, или при выявлении серьезных
недостатков обращения докладываются руководству Департамента, данные по ним
поручения регистрируются в отделе руководителя; результаты их рассмотрения
доводятся до сведения заявителей и иных заинтересованных лиц в соответствии с
резолюциями руководства Департамента.
Запрещается направлять на рассмотрение
жалобы тем органам и должностным лицам, действия (бездействие) которых
обжалуются.
Если руководитель структурного
подразделения Департамента, управления здравоохранения административного округа
или подведомственного учреждения не принимал личного участия в рассмотрении
обращения гражданина, впоследствии направившего жалобу на соответствующее
подразделение, управление здравоохранения, учреждение или их должностных лиц,
руководство Департамента может направить данную жалобу на его рассмотрение.
Рекомендуется осуществлять рассмотрение
жалоб комиссионно.
6.4. Особенности
работы с рассмотрением обращений
Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве
Работа с обращениями Уполномоченного по
правам ребенка в городе Москве (далее - Уполномоченного) осуществляется на
основании Закона города Москвы от 3 октября 2001 года N 43 "Об
Уполномоченном по правам ребенка в городе Москве", Регламента
Правительства Москвы и настоящего Регламента.
Должностные лица Департамента обязаны в
двухнедельный срок предоставлять сведения, материалы и документы по запросам
Уполномоченного, необходимые для осуществления его полномочий.
Заключения Уполномоченного и его
рекомендации относительно возможных и необходимых мер по восстановлению
нарушенных прав, свобод и законных интересов ребенка, а также предотвращению
подобных нарушений в дальнейшем, подлежат обязательному рассмотрению в
двухнедельный срок с последующим письменным уведомлением Уполномоченного о
принятых мерах.
В случае, если рекомендации
Уполномоченного не выполнены, в ответе обосновываются послужившие к тому
причины.
Уполномоченный имеет право лично участвовать
в рассмотрении поставленного вопроса. О времени и месте рассмотрения вопроса
Уполномоченный должен быть извещен не позднее чем за три дня до даты
рассмотрения.
6.5. Особенности
работы с документами по
вопросам международных связей
Департамент здравоохранения города Москвы
обязан не позднее пяти дней со дня получения обращения Министерства иностранных
дел Российской Федерации, его структурных подразделений, органов власти
иностранных государств, международных организаций и их представительств на территории
Российской Федерации направить копию обращения в Департамент международных
связей города Москвы (при необходимости немедленного реагирования копия
обращения направляется в Департамент международных связей незамедлительно).
Департамент здравоохранения города Москвы
представляет в Департамент международных связей города Москвы перспективные
планы международной деятельности, информацию (отчет) о мероприятиях
международного характера, проводимых в Москве и за рубежом.
При подготовке проектов инициативных документов
Мэра Москвы по вопросам международных связей города и Правительства Москвы
необходимо предварительное согласование представляемых Мэру Москвы проектов
документов с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы по международным и
внешнеэкономическим связям либо с руководителем Департамента международных
связей города Москвы. При подготовке проектов инициативных документов, а также
проектов ответов членов Правительства Москвы и руководителя Департамента
здравоохранения города Москвы по вопросам международных связей необходимо
предварительное согласование проектов указанных документов с руководителем
Департамента международных связей города Москвы.
6.6. Порядок
рассмотрения документов
Руководителю Департамента и его первому
заместителю докладываются (направляются для принятия решения по процедуре
исполнения):
- поручения Мэра Москвы и его
заместителей, министров Правительства Москвы, Председателя Московской городской
Думы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, обращения
руководителей органов исполнительной власти Москвы;
- обращения зарубежных коллег, деловых
партнеров;
- документы с жалобами на действия
заместителей руководителя, руководителей подразделений Департамента,
подведомственных Департаменту структур;
- документы с проблемными или социально
значимыми для отрасли вопросами, повторные и коллективные обращения (в случае
необходимости);
- документы, поставленные на особый
контроль.
Документы, адресованные руководителю
Департамента и не требующие доклада, но относящиеся к компетенции Департамента,
направляются по принадлежности заместителям руководителя Департамента
соответственно компетенции.
Результаты рассмотрения документов
отражаются в резолюциях соответствующих руководителей, которые оформляются на
специальных бланках или на самом документе. Бланк резолюции скрепляется с
документом.
Документ может иметь несколько резолюций
соответственно этапам рассмотрения. Последующие резолюции не должны
противоречить первой, в них должен конкретизироваться порядок исполнения
поручения, срок его исполнения (с учетом конечного срока, установленного первой
резолюцией) и исполнитель.
В состав резолюции входят следующие
элементы:
- исполнитель (фамилия и инициалы
должностного лица или лиц, которым дается поручение /при наличии в резолюции
нескольких исполнителей обозначается ответственный исполнитель либо им
считается лицо, указанное первым/; дополнительно /знак +/ в резолюциях могут
быть указаны должностные лица, которым данный документ направляется для
информации, участии в решении вопроса /при необходимости/, а также контроля за
исполнением поручения);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения (если срок в
резолюции не указан, то исполнение документа предусмотрено в течение одного
месяца).
Допускается возможность повторного
рассмотрения вопроса: документ докладывается должностному лицу, подписавшему
первичную резолюцию или вышестоящему руководителю, в результате чего может быть
дано новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств; также поручение может
быть отменено должностным лицом, давшим поручение, либо вышестоящим
руководителем.
Отдел материально-технического
обеспечения по документам (поручениям), подписанным руководителем Департамента,
его первым заместителем и лицами, имеющими право подписи от их имени, по
представлению отдела руководителя обеспечивает соисполнителей необходимым
количеством копий.
6.7. Оформление
исходящих документов
Исходящие документы подписываются
руководителем Департамента, его первым заместителем, заместителями,
начальниками подразделений в соответствии с компетенцией, а также лицами, их
официально замещающими.
Исходящие документы оформляются на
бланках для писем.
Должностные лица Департамента,
представляющие интересы руководителя Департамента и его заместителей по
доверенности в судебных учреждениях и при ведении переговоров с целью
заключения договоров, оформляют документы на чистом листе бумаги (без
использования бланка документа).
Подготовленные документы представляются в
почту руководителя Департамента и его первого заместителя до 16 часов.
Документы, представленные в отдел руководителя после 16 часов, поступают в
почту следующего дня.
При представлении подготовленных
материалов на подпись руководству Департамента ответственный исполнитель
формирует дело по хронологии поступления (изготовления) документов в следующем
порядке:
- оригинал (подлинник) первичного
(входящего) документа;
- поручения вышестоящих инстанций и
руководства Департамента;
- относящиеся к делу справки, протоколы,
заключения и пр.;
- копии проектов исходящих документов с
необходимыми визами;
- проекты исходящих документов (лишние
копии документов удаляются, предыдущие редакции проектов исходящих документов
могут быть удалены).
Исходящим номером ответа по исполненному
документу является его входящий номер, данный при первичной регистрации.
Инициативным документам дается самостоятельный исходящий номер соответственно
номенклатуре дел.
6.8. Формирование
дел, их хранение,
справочная работа
Формирование дел, их хранение, справочная
работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется во всех
структурных подразделениях Департамента в зависимости от того, где они были
исполнены.
Справочную работу по документам, централизованно
зарегистрированным в Департаменте, осуществляют сектор служебной
корреспонденции отдела руководителя (по служебной документации) и сектор писем
граждан отдела руководителя (по обращениям граждан), а также подразделения
Департамента, принявшие их к исполнению. Справочную работу по децентрализованно
зарегистрированным документам осуществляют соответствующие подразделения.
Руководители структурных подразделений
Департамента, начальники управлений здравоохранения административных округов
отвечают за:
- сохранность поступающих к ним
документов и информации о них в соответствующих базах данных;
- соблюдение сроков хранения документов,
своевременную подготовку и передачу дел в архив Департамента в соответствии с
номенклатурой дел.
Законченные делопроизводством дела не
менее 2-х лет остаются в архивах подразделений для текущей работы
(распорядительные документы хранятся в канцелярии 5 лет), а затем в
соответствии с номенклатурой дел сдаются в Центральный объединенный архив
Департамента здравоохранения города Москвы.
Оформление дел для передачи в архив
производится работниками структурных подразделений Департамента при
методической помощи и под контролем сотрудников Центрального объединенного
архива.
Центральным объединенным архивом в
соответствии с Законом города Москвы от 28 ноября 2001 года N 67 "Об
Архивном фонде Москвы и архивах", "Основными правилами работы архивов
организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года)
осуществляется хранение документов, справочная работа по переданным документам,
выдача документов во временное пользование в структурные подразделения
Департамента, подготовка и выдача архивных справок, копий, выписок из
документов организациям и гражданам.
7. ИСПОЛНЕНИЕ И
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ ПО
РАССМОТРЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЙ
ГРАЖДАН
7.1. Общие
положения
7.1.1. В Департаменте подлежат исполнению
поручения вышестоящих органов, должностных лиц Департамента, зафиксированные в
распорядительных и иных служебных документах, резолюциях по исполнению служебных
документов и обращений граждан, решениях коллегий и протоколах совещаний.
Исполнение предполагает разработку и реализацию мер, направленных на проведение
в жизнь поручений должностных лиц Департамента. Ответственность за рассмотрение
документов и исполнение поручений руководства Департамента возлагается на
должностных лиц Департамента в соответствии с их компетенцией.
7.1.2. В целях обеспечения высокой
эффективности управления здравоохранением города на основе систематической
проверки хода исполнения поручений и принятия надлежащих мер по их исполнению в
определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений должностных
лиц Департамента. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным
(полнота и точность) и своевременным исполнением конкретных поручений.
7.1.3. В Департаменте контролю подлежит
исполнение распорядительных документов и планов работы Департамента, а также
поручений руководителя, первого заместителя и заместителей руководителя
Департамента -
- по выполнению законодательных,
нормативных и распорядительных документов вышестоящих организаций и должностных
лиц;
- по подготовке заключений, в части
касающейся Департамента, по законодательным актам Российской Федерации,
принятым Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации и
направленным Мэру Москвы (данных по поручениям должностных лиц Правительства
Москвы);
- по подготовке заключений, в части
касающейся Департамента, по проектам законодательных актов города,
представленным Московской городской Думой (данных по поручениям должностных лиц
Правительства Москвы);
- по выполнению планов работы
Правительства Москвы (в части касающейся Департамента) и Департамента
здравоохранения города Москвы;
- по выполнению поручений, содержащихся в
протоколах заседаний Правительства Москвы (в части касающейся Департамента);
- по рассмотрению служебных документов
заявлений граждан, парламентских запросов, обращений и запросов членов Совета
Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, депутатов Московской городской Думы.
7.1.4. Контроль исполнения отдельных
поручений возлагается:
- по выполнению законодательных,
нормативных и распорядительных документов вышестоящих организаций и должностных
лиц - на руководителя (и.о. руководителя) Департамента и по его резолюции - на
заместителей руководителя Департамента в соответствии с распределением
обязанностей (в отдельных случаях - на начальников структурных подразделений);
- по выполнению других документов,
указанных в п. 7.1.3., на руководителя и заместителей руководителя
Департамента, а также (по резолюциям руководства Департамента) - на начальников
соответствующих структурных подразделений.
Контроль исполнения распорядительных
документов и поручений может быть возложен на одного или нескольких должностных
лиц в соответствии с распределением обязанностей. Если контроль возложен
(исполнение поручено) на нескольких должностных лиц, то обобщает материал
(готовит итоговую справку и/или ответ) в целом по исполнению распорядительного
документа, протокола, резолюции то должностное лицо, которое в распорядительном
документе, протоколе, резолюции значится первым, если нет других указаний.
7.1.5. Структурные подразделения
Департамента в соответствии с компетенцией осуществляют контрольно-аналитические
функции, предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения поручений,
информирование об этом руководства Департамента, ведение баз данных.
7.1.6. Отдел руководителя Департамента
осуществляет:
- методическое руководство и помощь структурным
подразделениям Департамента, подведомственным учреждениям и организациям в
вопросах организации контроля исполнения поручений по рассмотрению служебных
документов и обращений граждан, реализации мероприятий, предусмотренных
распорядительными документами и решениями коллегии Департамента;
- контроль исполнения поручений
руководителя Департамента и его первого заместителя по исполнению поручений
Мэра и других документов, поступивших из Правительства Москвы;
- контроль исполнения поручений руководителя
Департамента и его первого заместителя, зафиксированных в резолюциях по
исполнению служебных документов и обращений граждан, поступивших в адрес
Департамента;
- контроль исполнения резолюций
руководителя и его первого заместителя, данных в ходе личного приема граждан и
представителей организаций;
- контроль исполнения поручений,
зафиксированных в протоколах совещаний и заседаний, оформленных специалистами
отдела руководителя Департамента, а также соответствующих поручений
руководителя Департамента и его первого заместителя, связанных с выполнением
указанных протоколов;
- контроль за подготовкой и выполнением
планов работы Департамента.
7.2. Особенности
контроля исполнения поручений
Мэра и других документов, поступающих из
Правительства Москвы
7.2.1. Все документы, поступающие из
Правительства Москвы, подлежат централизованному контролю (в отделе
руководителя Департамента). Исполнение поручений Мэра и других документов,
поступающих из Правительства Москвы, организуется должностными лицами Департамента
в соответствии с поручениями руководства Департамента. Должностные лица
Департамента несут личную ответственность за надлежащее исполнение данных
поручений, а также распорядительных документов Департамента, принимаемых во
исполнение поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства
Москвы.
7.2.2. При организации исполнения
поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы,
осуществляется упреждающий контроль, предусматривающий:
- принятие решений (подготовка проектов
приказов, распоряжений, разработка планов и других мероприятий) с указанием
конкретных сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за исполнение
поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы;
- направление предупредительных запросов
исполнителям с целью получения и анализа промежуточной информации;
- осуществление контрольных проверок хода
исполнения в структурных подразделениях Департамента поручений Мэра и других
документов, поступающих из Правительства Москвы;
- регулярное заслушивание сообщений
(отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений Мэра и
других документов, поступающих из Правительства Москвы, своевременное принятие
мер по устранению недостатков в данной работе (по фактам несвоевременного и
ненадлежащего исполнения поручений Мэра и других документов, поступающих из
Правительства Москвы, привлечение виновных должностных лиц к ответственности).
7.2.3. При невозможности выполнения
поручения в указанный срок заблаговременно, не позднее 7 дней до истечения
срока, установленного руководством Департамента, руководителю Департамента
представляется служебная записка с проектом обращения к Мэру или давшему
поручение должностному лицу Правительства Москвы, содержащим просьбу о
продлении срока исполнения поручения, конкретные причины невозможности
выполнения поручения в установленный срок, принятые меры по обеспечению
выполнения поручения.
7.2.4. Продление сроков исполнения
поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы, осуществляется
путем согласования нового срока с Аппаратом Мэра и Правительства Москвы.
Продление сроков исполнения документов с конкретным сроком исполнения или с
пометками "срочно" и "оперативно" осуществляется путем
согласования нового срока с Аппаратом Мэра и Правительства Москвы с
использованием оперативных средств связи и последующим получением извещения о
продлении срока.
7.2.5. Корректировка сроков исполнения
поручений по документам, ответственным исполнителем которых является
руководитель Комплекса социальной сферы города Москвы, возможна на основании
обоснованной информации, подписанной руководством Департамента и представленной
не позднее 5 дней до истечения срока в Управление координации деятельности
Комплекса социальной сферы города Москвы. Не допускается направление справок по
указанным контрольным документам в Аппарат Мэра и Правительства Москвы, минуя
Управление координации деятельности Комплекса социальной сферы города Москвы.
Корректировка сроков исполнения по
документам, поступающим из вышестоящих органов, от депутатов Государственной
Думы, Московской городской Думы осуществляется путем согласования новых сроков
исполнения с ответственными сотрудниками соответствующих аппаратов с
использованием оперативных средств связи и последующим извещением работников
структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, ответственных
за контроль исполнения не позднее 7 дней до истечения установленного срока.
На поручение, данное руководителем
Комплекса социальной сферы города Москвы нескольким исполнителям, информация в
части касающейся представляется ответственному соисполнителю (поименованному в
поручении первым) не позднее 8 дней до истечения срока (при необходимости
материал направляется с использованием оперативных средств связи). Ответственный
исполнитель направляет материалы в Управление координации деятельности
Комплекса социальной сферы города Москвы для подготовки окончательного ответа
не позднее трех дней до установленного поручением срока. Направление ответа
руководителю Комплекса, минуя ответственного исполнителя, не допускается.
Если в поручениях Мэра Москвы,
руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы руководитель Комплекса
социальной сферы города Москвы является соисполнителем, ответ ответственному
исполнителю дается за подписью руководителя Комплекса. Предложения руководителю
Комплекса с проектом ответа представляются за подписью руководителя
Департамента не позднее 7 дней до истечения срока (если в резолюции
Департаменту поручается ответить самостоятельно, руководителю Комплекса представляется
копия ответа).
7.2.6. Если информация Департамента,
подготовленная во исполнение поручений Мэра и других документов, поступивших из
Правительства Москвы, направляется соисполнителям с использованием почтовой
связи, а также во всех случаях направления материалов с истекающим (истекшим)
сроком исполнения, подразделение, подготовившее документ, должно направить его
адресату также с использованием оперативных средств связи (например: отправка
документа по факсу и получение по телефону подтверждения о его принятии) либо
нарочным с внесением указанной информации на копию документа.
7.2.7. Представление руководителю
Департамента промежуточной информации о принятых заместителями руководителя и
другими должностными лицами Департамента мерах по исполнению поручений Мэра и
других документов, поступивших из Правительства Москвы, необходимо в тех
случаях, когда срок исполнения определен в течение месяца и более и в те сроки,
которые указаны в поручениях руководителя Департамента. В случае, когда срок
исполнения поручения установлен менее месяца и при этом своевременное его
выполнение не вызывает сомнений, промежуточная информация руководству
Департамента представляется по усмотрению ответственных должностных лиц.
7.2.8. В проекте докладной записки на имя
Мэра или должностного лица Правительства Москвы, давшего поручение, должны быть
отражены конкретные результаты исполнения поручения. Не отвечающие
установленным требованиям проекты доклада Мэру и должностным лицам
Правительства Москвы, давшим поручения, возвращаются должностным лицам
Департамента - исполнителям поручений для доработки и повторного представления
материалов.
7.2.9. Контроль за правильностью
адресования документов, направляемых в Правительство Москвы, осуществляют
начальники структурных подразделений, ответственные за исполнение поручений;
общий контроль возлагается на отдел руководителя Департамента:
- Мэру Москвы, заместителям Мэра Москвы в
Правительстве Москвы, министрам Правительства Москвы, руководителю Аппарата
Мэра и Правительства Москвы, префектам, руководителям органов городской
администрации документы направляются за подписью руководителя (и.о.
руководителя) Департамента;
- другим должностным лицам Правительства
Москвы документы могут быть направлены за подписью заместителя руководителя Департамента,
курирующего соответствующее направление работ.
7.3. Сроки
рассмотрения служебных документов,
обращений граждан, обращений и запросов членов
Совета Федерации, депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации,
Московской городской Думы, муниципальных собраний
внутригородских муниципальных образований в
городе Москве
Сроки исполнения поручений по служебным
документам и обращениям граждан указываются в резолюциях руководства
департамента либо в тексте распорядительного документа, протокола совещания,
решения коллегии. Сроки определяются календарной датой или истечением периода
времени, который исчисляется годами, месяцами или днями.
Каждая последующая резолюция должна быть
оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой
резолюцией.
Срок исполнения истекает:
- исчисляемого месяцем - через 28, 30 или
31 день в зависимости от месяца года (в соответствующее число следующего
месяца), не считая нерабочих праздничных дней;
- исчисляемого неделей - через пять дней,
не считая нерабочих праздничных и выходных дней;
- исчисляемого днями - в последний день
исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.
Нерабочие праздничные дни устанавливаются
в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации.
Если последний день срока приходится на
нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.
Сроки исполнения распорядительного
документа в целом определяются по сроку исполнения поручения, являющегося
последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным
документом. В тех случаях, когда в распорядительном документе Правительства
Москвы не определены сроки исполнения поручений, то срок исполнения документа в
целом - один год с даты подписания распорядительного документа.
Если служебный документ, обращение
гражданина поставлены на контроль Мэром Москвы, Правительством Москвы,
руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, срок исполнения поручения
по ним исчисляется от даты поступления документа в Правительство Москвы
(первичной регистрации документа в Аппарате Мэра и Правительства Москвы) и
составляет один месяц, если в резолюции не установлен иной срок исполнения.
Срок исполнения поручения, установленный в днях, начинается на следующий день
после подписания резолюции должностным лицом и ее регистрации в Аппарате Мэра и
Правительства Москвы.
При исполнении поручений следует иметь в
виду:
- поручения с конкретной датой исполнения
выполняются в указанный срок;
- поручения с пометкой
"незамедлительно" - в течение одного дня с даты подписания и
регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой "весьма
срочно" - в двухдневный срок с даты подписания и регистрации поручения
(резолюции);
- поручения с пометкой "срочно"
- в трехдневный срок с даты подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой
"оперативно" - в течение десяти дней с даты подписания и регистрации
поручения (резолюции);
- остальные поручения - в течение месяца
с даты подписания резолюции;
- сроки исполнения поручений исчисляются
в календарных днях.
Для всех видов письменных обращений
граждан - индивидуальных и коллективных, если их разрешение не требует
продления или принятия безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные
сроки рассмотрения.
Решения по обращениям граждан принимаются
в срок до 1 месяца со дня их поступления и регистрации. Обращения, не требующие
дополнительного изучения и проверки, разрешаются не позднее 15 календарных
дней.
Заявления и жалобы военнослужащих и
членов их семей разрешаются в сокращенные сроки - до 15 дней с даты их
поступления в департамент.
Когда для рассмотрения обращений
необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных
материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке
исключения продлены руководством департамента, но не более чем на один месяц, с
сообщением об этом гражданину, подавшему обращение. Общий срок рассмотрения
обращения не может превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда
материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в
суде. В таких случаях срок рассмотрения обращения продлевается на период
судебного разбирательства.
Телеграммы, требующие срочного решения,
рассматриваются безотлагательно, остальные - в соответствии с вышеуказанным
порядком.
Запросы о разъяснении положений
конкурсной документации рассматриваются в течение двух рабочих дней, после чего
автору запроса в письменной форме или в форме электронного документа
направляются разъяснения положений конкурсной документации (если запрос поступил
в департамент не позднее чем за пять дней до дня окончания подачи заявок на
участие в конкурсе). В течение одного дня со дня направления разъяснения
положений конкурсной документации по запросу участника размещения заказа такое
разъяснение должно быть размещено департаментом на официальном сайте с
указанием предмета запроса, но без указания участника размещения заказа, от
которого поступил запрос; разъяснение положений конкурсной документации не
должно изменять ее суть.
Обращения членов Совета Федерации,
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
Московской городской Думы, муниципальных собраний внутригородских муниципальных
образований в городе Москве, связанные с их депутатской деятельностью,
рассматриваются безотлагательно; при необходимости изучения вопросов - в
трехдневный срок дается предварительное уведомление инициатору обращения,
окончательный ответ направляется в течение 30 дней.
Сроки исполнения парламентских и
депутатских запросов:
- парламентский запрос - не позднее чем
через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей
палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок;
- депутатский запрос члена Совета
Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
- не позднее чем через 30 дней со дня получения или в иной, согласованный с
инициатором запроса, срок;
- депутатский запрос депутата Московской
городской Думы - не позднее чем через 15 дней со дня получения, или в иной,
установленный Думой, срок;
- депутатский запрос депутата
муниципального Собрания - не позднее чем через 15 дней со дня получения, или в
иной, установленный Собранием, срок.
Корректировка срока исполнения поручения
производится должностным лицом, его установившим, на основании обращения ответственного
исполнителя, представляемого не позднее, чем за 2 дня до истечения срока.
Корректировка сроков исполнения поручений
по документам, поступивших от должностных лиц Правительства Москвы,
осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 7.2. настоящего
Регламента.
7.4. Порядок
исполнения поручений по
рассмотрению документов
Рассмотрение документов осуществляется в
соответствии с поручениями должностных лиц Департамента, содержащимися в
распорядительных документах, протоколах, резолюциях.
Если рассмотрение документа поручено
нескольким сотрудникам и в поручении не указан ответственный исполнитель,
ответственным за подготовку обобщенной информации является сотрудник, указанный
в резолюции первым.
Должностное лицо, указанное в резолюции
отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над
документом при необходимости, по собственному усмотрению или обращению
основного исполнителя.
Соисполнители не позднее пяти дней до
истечения срока исполнения поручения обязаны представить ответственному
исполнителю справки для обобщения либо сообщить свое мнение по рассматриваемому
вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Подлинники
документов, направленные ответственному исполнителю, прилагаются к делу. Ответственному
исполнителю дано право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени
несут ответственность за качественную и своевременную подготовку документа.
Справки (информация) о ходе и результатах
исполнения поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства
Москвы, подписываются руководителем Департамента либо его заместителями в
соответствии с требованиями, изложенными в п. 7.2.9., и представляются в
Правительство Москвы в сроки, указанные в поручениях, либо в месячный срок со дня
регистрации документов в Правительстве Москвы, если срок не указан.
Информация в адрес Президента Российской
Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета
Федерации и Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, депутатов, руководителей министерств и ведомств Российской Федерации
и иных должностных лиц, подготовленная Департаментом по поручению Мэра Москвы
или лица, исполняющего его обязанности, должна оформляться на бланке письма
Мэра Москвы и в двух экземплярах с сопроводительным письмом в адрес Мэра
направляться в Аппарат Мэра и Правительства Москвы (на втором экземпляре должна
быть виза руководителя /и.о. руководителя/Департамента).
Если поручение предусматривает ответ
Администрации Президента Российской Федерации, Правительству Российской
Федерации, Совету Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания
Российской Федерации, документ печатается на бланке письма "Правительство
Москвы" за подписью члена Правительства Москвы либо должностном бланке
члена Правительства Москвы и направляется в Аппарат Мэра и Правительства Москвы
в двух экземплярах (с указанием, на какие исходящие номера поручений
федеральных органов и Правительства Москвы дается ответ).
Ответы на поручения Мэра Москвы и
должностных лиц, имеющих право от его имени давать поручения, адресуются
исключительно Мэру Москвы.
Ответы на служебные документы и
письменные обращения граждан в адрес Мэра Москвы, руководителя Комплекса
социальной сферы города Москвы направляются за подписью руководителя
Департамента только в случаях соответствующих поручений. При этом руководитель
Комплекса социальной сферы города Москвы информируется письмом с приложением
копии ответа.
В остальных случаях готовится проект
ответа за подписью соответствующего должностного лица и представляется с
сопроводительной запиской руководителя Департамента руководителю Комплекса
социальной сферы города Москвы не позднее трех дней до истечения срока
исполнения Поручения.
Ответы на документы даются, как правило,
в письменной форме. При устной форме ответа (если это устраивает адресата) на
служебном документе либо обращении гражданина (или на отдельных справках)
исполнителем делается отметка с указанием даты ответа, его краткого содержания,
а также информации о лице, давшем ответ (фамилия, инициалы, должность, телефон)
и его получившим.
7.5. Порядок
представления исполненного поручения к
снятию с контроля
Снятие с контроля поручений производится
должностным лицом, поставившим документ на контроль, или руководством
Департамента.
Снятие с контроля поручений руководителя
Департамента и его первого заместителя осуществляется на основании резолюций
руководителя Департамента или его первого заместителя на справках (заключениях)
об исполнении, представляемых заместителями руководителя Департамента или
начальниками структурных подразделений, ответственными за рассмотрение
документа.
Основанием для снятия поручения с
контроля может служить:
- подписанный и зарегистрированный ответ;
- служебная записка исполнителя о
результатах выполнения поручений с резолюцией руководителя о снятии документа с
контроля;
- резолюция руководителя о снятии
документа с контроля.
Отметка о рассмотрении документа и
направлении его в дело должна включать: краткие сведения об исполнении (если
отсутствует документ, об этом свидетельствующий), слова "В дело",
дату, подпись исполнителя и руководителя структурного подразделения, в котором
рассмотрен документ.
При представлении рассмотренного
документа для снятия с контроля делопроизводитель соответствующего
подразделения формирует материалы дела по хронологии их поступления
(изготовления) в следующем порядке:
- оригинал (подлинник) первичного
(входящего) документа (если подлинник документа подлежит возврату в вышестоящую
организацию или направлению в стороннюю организацию, то в деле остается его
копия);
- поручения вышестоящих инстанций и
руководства Департамента;
- относящиеся к деду справки, протоколы,
заключения и пр.;
- копия исходящего документа (лишние
копии документов удаляются, не принятые редакции проектом исходящих документов
могут быть удалены);
- контрольная карточка учета входящего
документа.
Основаниями для снятия распорядительного
документа с контроля являются его выполнение либо издание нового распорядительного
документа, отменяющего действие прежнего.
Исполненными считаются служебные
документы и обращения граждан, по которым рассмотрены все поставленные вопросы,
приняты необходимые меры, корреспондентам даны исчерпывающие ответы, сведения о
рассмотрении документа, содержащего необходимые реквизиты и визы,
представленного в надлежащем порядке, внесены в компьютерную базу данных
Департамента.
7.6. Порядок
осуществления контроля
Контроль исполнения распорядительных
документов и поручений осуществляется в Департаменте с использованием
автоматизированных баз данных:
- "Автоматизированная информационная
система обеспечения документооборота городской отрасли
"Здравоохранение";
- "Автоматизированная информационная
система работы с письмами граждан городской отрасти
"Здравоохранение".
Централизованному (с использованием
автоматизированных систем контроля) контролю по срокам и качеству исполнения
подлежат поручения по рассмотрению служебных документов и обращений граждан,
поставленные на контроль руководителем Департамента, его первым заместителем,
отделом руководителя Департамента, помеченные штампом "контроль".
Контроль исполнения иных поручений, а
также сохранности связанных с ними документов, обеспечивается в структурных
подразделениях Департамента и возлагается на их руководителей.
Контроль осуществляется как оперативными
методами (выход на место, использование средств оперативной связи, организация
проверок, совещаний и т.д.), так и традиционными (обеспечение информации от
исполнителей в виде справок, талонов отчетов, заключений и т.д.).
Сотрудники отдела руководителя
Департамента периодически, до истечения установленного срока исполнения,
уведомляют исполнителей о поручениях, сроки исполнения которых истекают в
предстоящий период. Допускается запрашивать информацию о ходе исполнения
распорядительного документа или поручения до истечения конечного срока в
порядке упреждающего контроля.
Исполнители или сотрудники, ответственные
за контроль о структурных подразделениях, обязаны представить информацию о
выполнении поручения в отдел руководителя Департамента не позднее следующего
дня после окончания контрольного срока для снятия документа с контроля.
Если информация, представленная исполнителем
в отдел руководителя к снятию поручения с контроля, не соответствует
установленным требованиям, материалы возвращаются в соответствующее
подразделение для доработки.
7.7. Информирование
должностных лиц Департамента
Начальник отдела руководителя
Департамента в оперативном порядке еженедельно и ежеквартально анализирует
исполнение поручений по рассмотрению служебных документов и обращений граждан и
докладывает руководству Департамента о состоянии исполнительской дисциплины.
Отдел руководителя Департамента имеет
право вносить руководству Департамента предложения о привлечении к
дисциплинарной ответственности и депремировании сотрудников, не обеспечивших
своевременное выполнение поручений руководителя и его первого заместителя,
содержащихся в резолюциях, протоколах и распорядительных документах.
Руководитель Департамента представляет
Правительству Москвы ежегодный отчет о своей деятельности (о состоянии
исполнительской дисциплины и исполнении поручений Правительства Москвы).
Департамент осуществляет систематический
контроль за состоянием работы с обращениями и приемом граждан в управлениях
здравоохранения административных округов и подведомственных учреждениях
здравоохранения.
8. ОРГАНИЗАЦИЯ
ПРИЕМА ГРАЖДАН И ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ
ОРГАНИЗАЦИЙ
Прием граждан проводится руководителем
Департамента и его заместителями либо по их поручению другими должностными
лицами, правомочными принимать решения по вопросам, отнесенным к их
компетенции, а также отдельно выделенными сотрудниками.
Прием граждан осуществляется в приемной
Департамента ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, а также в служебных
кабинетах должностных лиц, осуществляющих прием. Приемы граждан руководителем
Департамента и его первым заместителем осуществляются по записи согласно
графика.
Граждане вправе обращаться в приемную
лично или через своих представителей, уполномоченных в установленном законом
порядке.
На прием к руководству Департамента
граждане могут записаться, если их вопрос не был решен на уровне учреждения
здравоохранения, управления здравоохранения административного округа или
сотрудниками Департамента. Предварительная беседа с гражданами, представителями
организаций и запись на прием к руководителю Департамента и его первому
заместителю проводятся соответственно начальником отдела руководителя и его
заместителем.
Лицо, осуществляющее прием, для
обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов, может
привлекать к их рассмотрению сотрудников соответствующих структурных
подразделений Департамента и подведомственных органов и учреждений
здравоохранения.
Все обращения гражданина регистрируются.
Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности разрешаются в ходе
приема. Лицо, осуществляющее прием, в пределах своей компетенции вправе принять
одно из решений:
- удовлетворить просьбу;
- отказать в удовлетворении просьбы,
подробно аргументировав мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;
- принять письменное заявление, если
поставленные вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив
причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок
и сроки ее рассмотрения.
Если решение вопросов, поставленных
посетителем в ходе приема, не входит в компетенцию Департамента, посетителю
разъясняется, в какой орган исполнительной власти (учреждение) ему следует
обратиться.
Все материалы, полученные от посетителя
(гражданина, представителя организации) в ходе приема, передаются на
регистрацию в сектор служебной корреспонденции или сектор писем граждан отдела
руководителя Департамента.
Поручение по обращению гражданина
(организации) должно исполняться в тридцатидневный срок со дня оформления поручения,
если поручением не установлен иной срок. Продление срока исполнения поручения
возможно должностным лицом, его установившим, либо вышестоящим руководителем.
Поручение снимается с контроля:
- если вопрос решен положительно;
- при обоснованном отказе на поставленный
вопрос и согласии должностного лица, давшего поручение, с доводами исполнителя.
Контроль исполнения поручений, данных во
время приема граждан, представителей организаций, осуществляется должностными
лицами в соответствии с функциональными обязанностями и резолюциями по существу
вопроса. Общий контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан,
представителей организаций, осуществляется сотрудниками отдела руководителя.
Начальник отдела руководителя
Департамента регулярно информирует руководство Департамента о характере
обращений граждан и представителей организаций, а также состоянии дел по их
рассмотрению.
9. ИНФОРМАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ДЕПАРТАМЕНТА
Информационное обеспечение деятельности
Департамента направлено на доведение до руководства Департамента, начальников
подразделений, руководителей подведомственных структур информации, необходимой
для решения задач управления отраслью, а также для освещения и разъяснения
населению деятельности Департамента и Правительства Москвы в области
здравоохранения.
Задачи пресс-службы Департамента:
- обеспечение должностных лиц
Департамента информацией, способствующей эффективному выполнению возложенных
функций;
- обеспечение принципа гласности в
деятельности Департамента и Правительства Москвы в сфере здравоохранения, в том
числе через организацию выступлений соответствующих должностных лиц в средствах
массовой информации;
- информирование граждан о проводимых
мероприятиях и программах в области здравоохранения.
Формы и средства предоставления и
распространения информации:
- адресная рассылка заверенных копий
распорядительных документов;
- предоставление копий по запросу;
- предоставление справок по телефону;
- публикации в средствах массовой
информации;
- выступления на телевидении и радио;
- организация пресс-конференций
руководства Департамента;
- выпуск сборников, обзоров, перечней;
- публикация информации на
Интернет-сервере Департамента.
10. ИНФОРМАТИЗАЦИЯ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЕПАРТАМЕНТА
Основные цели и задачи информатизации
Департамента здравоохранения - удовлетворение информационных потребностей и
реализация прав граждан и организаций на получение информации о городском
здравоохранении. Они достигаются внедрением в практику современных средств
телекоммуникации и информационных технологий, способствующих обеспечению
оперативного и качественного управления отраслью, повышению доступности
информации, увеличению открытости деятельности Департамента, прозрачности
принятия решений, созданию условий в части касающейся Департамента для
взаимодействия органов исполнительной власти города Москвы между собой по
принципу "одного окна".
Департамент здравоохранения города Москвы
имеет официальный сервер в сети Интернет (http:/www.mosgorzdrav.ru), программно
совместимый с информационными технологиями официального сервера Правительства
Москвы.
11. ОФОРМЛЕНИЕ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
11.1. Общие
требования к оформлению документов
Документы оформляются на бланках
утвержденного образца, изготовленных на бумаге формата А4 (210x297 мм), А5
(148x210 мм), А6 (105x148 мм).
Как правило, для каждого вида документа
используется свой бланк, на котором типографским способом воспроизведено его
наименование. При направлении документа в вышестоящие и сторонние организации
применение бланков обязательно; для "внутренней" переписки бланки
документов не применяются ("внутренней" считается переписка между
руководителем Департамента и его заместителями, руководителями и сотрудниками
структурных подразделений Департамента, а также с главными внештатными
специалистами Департамента).
11.2. Реквизиты
документов
При подготовке документов должны
соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов,
способствующие оперативному исполнению и последующему использованию материалов
в служебных целях, а также созданию возможностей для автоматизированной
обработки информации.
Обязательные реквизиты документа:
наименование организации (должностного лица), автора (исполнителя) документа,
названия вида документа, заголовок к тексту, дата и индекс документа, текст,
подпись должностного лица.
В процессе подготовки и оформления
документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен
другими реквизитами.
Заголовок к тексту указывается в
документах формата А4. Он должен быть кратким, точно отражать содержание
документа, формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".
Печатается от границы левого поля под реквизитами "дата и регистрационный
номер документа" или "ссылка на регистрационный номер и дату
поступившего документа"; может быть выделен жирным шрифтом.
Датой документа в зависимости от его вида
и назначения является:
- дата регистрации - для распорядительных
и служебных документов;
- дата проведения (принятия решения) -
для протоколов заседаний и совещаний, решений коллегии.
Элементы даты приводятся в
последовательности: день месяца, месяц, год. В документах используются
буквенно-цифровое (1 января 2006 года) или цифровое написание дат (01.01.2006 -
полное, 01.01.06 - сокращенное). В тексте распорядительного документа
используется буквенно-цифровое написание дат, в служебных письмах, протоколах и
других документах, содержащих сведения финансового характера, буквенно-цифровое
оформление дат предпочтительнее. Написание дат в пределах одного документа
должно быть единообразным.
Индекс документа - это порядковый номер
для приказов, распоряжений, протоколов; для писем, поручений и служебной
корреспонденции - входящий или исходящий номер соответственно номенклатуре дел.
Ссылка на регистрационный номер и дату
документа, поступившего из вышестоящей или сторонней организации, в
обязательном порядке приводится на документах-ответах Департамента под датой и
номером документа-ответа.
Адресат указывается на отправляемых
документах. Документы адресуются в организации, их подразделения, конкретному
должностному лицу. Наименование организации (подразделения) указывается в
именительном падеже, должность и фамилия адресата - в дательном:
Комитет по туризму города Москвы
Начальнику Общего отдела
Т.Д.Ивановой
Если адресатом является руководитель
органа (организации), то наименование органа (организации) входит в
наименование должности адресата:
Председателю Комитета
по культуре города Москвы
С.И.Худякову
Несколько однородных организаций
указываются обобщенно:
Начальникам управлений здравоохранения
административных округов
Документ может содержать до четырех
адресатов. Если документ направляется как ответ, то первым адресатом
указывается автор инициативного письма. Слово "копия" перед вторым,
третьим, четвертым адресатом не ставится. Все экземпляры документа оформляются
на бланке и подписываются. При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список рассылки и на каждом документе указывается один адресат и
адресатам направляют копии документов. При адресовании документа Мэру Москвы,
председателю Московской городской Думы, министру здравоохранения и социального
развития Российской Федерации одновременное его адресование другим адресатам не
допускается.
Реквизит "адресат" печатается
от границы правого поля листа (допускается выделение фамилии и инициалов адресата
жирным шрифтом) и включает:
- наименование организации или (при
адресовании физическому лицу - фамилию, имя, отчество адресата);
- название улицы, номер дома, номер
квартиры;
- область, край, автономный округ
(область), республику, город;
- страну (для международных отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Генеральному директору
Фонда "Москва-Севастополь"
М.И.Аполлонову
ул. Марии Ульяновой, дом 14, Москва, 117321
Адрес не проставляется на документах,
направляемых в органы, должностным лицам государственной власти Российской
Федерации и Москвы, а также при переписке между Департаментом и
подведомственными ему структурами.
Текст строится в зависимости от вида
документа и должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой
части излагается причина составления документа, даются ссылки на
основополагающие материалы и содержится информация по существу рассматриваемого
вопроса, во второй части приводятся выводы, предложения, решения или просьбы.
Текст допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты,
которые могут быть пронумерованы арабскими цифрами. Текст должен излагаться
четко, последовательно, кратко.
Печатается документ на бланках А4 через
1-1,5 межстрочных интервала.
При направлении документа конкретному
должностному лицу рекомендуется начинать текст с персонального обращения с
использованием слов "уважаемый" ("уважаемая"):
"Уважаемый Иван Иванович!". При адресовании документа в
негосударственные организации, а также в случаях, когда имя и отчество адресата
неизвестны и установить их не представляется возможным, допускается обращение с
использованием слов "господин": "Уважаемый господин
Иванов!" или "Господин Иванов!". В конце текста над
наименованием должности подписавшего документ должностного лица возможно
проставление слов "С уважением".
При оформлении документа на двух и более
страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номера проставляют по
середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница
(стр.)" и знаков препинания.
Подпись - обязательный реквизит,
включающий: наименование должности лица, подписавшего документ (при
использовании должностного бланка - указывать не нужно), личную подпись и ее
расшифровку (инициалы и фамилия, выделяемые жирным шрифтом). Наименование
должности печатается от границы левого поля, расшифровка подписи равняется к
границе правого края текста. При подписании документа несколькими должностными
лицами подписи располагают одну над другой в последовательности,
соответствующей должностям; при подписании документа несколькими лицами разных
должностей подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо,
правомочное подписать документ, отсутствует, то документ подписывает лицо,
исполняющее его обязанности, или его заместитель - указывается фактическая
должность подписавшего документ лица ("исполняющий обязанности..."
или "заместитель....") и его фамилия.
Если документ имеет приложения,
упоминаемые в тексте, то отметка об их наличии печатается после текста
документа по следующей форме: "Приложение: по тексту на ____ листах в ____
экземплярах". Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметку о его наличии делают по форме: "Приложение: по тексту
на 5-ти листах в 2-х экземплярах только в 1-й адрес".
Наименования неназванных в тексте
документа приложений перечисляются с указанием количества листов в каждом
приложении (если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается)
и числа их экземпляров:
"Приложения: 1. Копия распоряжения
Правительства Москвы от 17
мая
2006 года N 816-РП
"О командировании в Берлин"
всего
на 2-х листах в 3 экз.
2. Справка о
сотрудничестве с Берлином
по линии
здравоохранения на 3-х листах
в 2-х экз.".
Гриф согласования проставляется на
проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными
органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.
Согласование документов может быть
внешним и внутренним. Внешнее согласование (или разногласие) оформляется грифом
согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом
обсуждения документа.
В гриф согласования входит слово
СОГЛАСОВАНО (печатается заглавными буквами без кавычек), наименование должности
лица, согласующего документ (включая наименование организации), личная подпись
должностного лица с расшифровкой, дата. Грифы согласования печатаются от
границы левого поля, располагаются ниже реквизита "подпись" или на
отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о
согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа
затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте
грифа согласования (например: "Лист согласования /справка, протокол/
прилагается"; подпись и дата).
Формой внутреннего согласования является
визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее
расшифровку и дату визирования, при необходимости следует указывать должность
визирующего.
При наличии замечаний по документу визу
оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С
замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа),
подпись, ее расшифровка, дата.
Визы согласования проставляются на
подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые
визируются на копиях.
Фамилия и номер телефона исполнителя
указываются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Исполнителем указывается сотрудник аппарата Департамента, замещающий должность
государственной гражданской службы города Москвы. При оформлении документа за
подписью руководителя Департамента указывается исполнитель, занимающий
должность категории "руководители". Для автоматизированного поиска
документа ниже отметки об исполнителе может
проставляться имя файла или иные поисковые данные.
Особым способом введения документа в
действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций,
подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не
правомочны ввести их в действие; эти документы приобретают юридическую силу с
даты утверждения. Утверждение документа возможно грифом утверждения или
изданием распорядительного документа; оба способа имеют одинаковую юридическую
силу (распорядительный документ нужен, если требуются пояснения или действие
документа выходит за рамки Департамента и распространяется на подведомственные
структуры; в иных случаях может ставиться гриф утверждения). Гриф утверждения
включает слово УТВЕРЖДАЮ (печатают заглавными буквами без кавычек в правом
верхнем углу, при наличии двух грифов - их располагают в правом и левом верхних
углах документа), наименование должности и подпись утвердившего документ лица,
расшифровка подписи, дата утверждения. При утверждении документа
распорядительным документом гриф может состоять из слова УТВЕРЖДЕНО,
наименования утверждающего документа, его даты и номера:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента здравоохранения города
Москвы
от 15 января 2003 года N 157
11.3. Применение
печатей
Печать удостоверяет подлинность подписей
должностных лиц на документах, требующих особого удостоверения либо
соответствие копии подлиннику.
В Департаменте применяются гербовая
печать: "Департамент здравоохранения города Москвы" и простая круглая
печать "Канцелярия Департамента здравоохранения города Москвы",
которые хранятся в канцелярии.
Гербовой печатью "Департамент
здравоохранения города Москвы" заверяются подписи руководителя
Департамента и его заместителей, а также подпись главного бухгалтера (на документах
финансового характера).
Печатью "Канцелярия Департамента
здравоохранения города Москвы" удостоверяются копии распорядительных и
служебных документов Департамента, подписи руководителей структурных
подразделений Департамента.
11.4. Заверение
конпии документа
Департамент здравоохранения города
Москвы, его структурные подразделения могут выдавать копии только тех
документов, авторами которых являются должностные лица и структурные
подразделения Департамента.
Копия должна быть заверена должностным
лицом, удостоверяющим ее соответствие подлиннику документа (кроме копий
распорядительных документов, направляемых в соответствии со списком рассылки),
и печатью.
Заверительная надпись составляется по
форме: "верно", наименование должности лица, заверившего копию; его
личная подпись; расшифровка подписи и дата заверения копии. На копиях
отправляемых документов, остающихся в деле, должность сотрудника, заверившего
копию, допускается не указывать.
11.5. Оформление
документов, направляемых за рубеж
В целях координации международных связей
Департамента здравоохранения города Москвы и обеспечения протокольных
требований к международной переписке, проекты документов для отправки за рубеж
на имя руководителей государственного и муниципального уровня, согласуются с Департаментом
международных связей города Москвы.
Текст документов, как правило, печатается
на русском языке без заголовка. В реквизите "адресат" указывается
вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название
учреждения или фирмы, затем адресные данные: дом, улица, город, почтовый
индекс, страна (может быть полным /Соединенные Штаты Америки/ или кратким
/США/, но официально принятым).
Подписание производится тем должностным
лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется
следующим образом:
- при использовании должностного бланка
указывается имя, отчество и фамилия должностного лица, подписавшего документ, и
его подпись;
- при использовании бланка письма вначале
указывается имя, отчество и фамилия, затем должность лица, подписывающего
документ, и его подпись.
Реквизит "подпись" печатается
на уровне реквизита "адресат", реквизит "дата" печатается
от границы левого поля документа после текста письма на уровне или ниже подписи
(применяется буквенно-цифровой способ оформления дат).
В ответе на документ, поступивший от
зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ:
"На Ваше письмо от...". При регистрации документа, отправляемого за
границу, регистрационный номер ставится на втором экземпляре, остающемся в
деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания. С письмом
исполнитель готовит конверт с адресом на русском и иностранном языках (на
английском языке или языке страны адресата). Порядок отправления документа за
рубеж определяется, исходя из срочности информации: через Департамент
международных связей города Москвы, по почте, нарочным, техническими средствами
оперативной связи (телефакс, международная телеграмма). В случае отправления
документа через Департамент международных связей города Москвы к нему готовится
сопроводительное письмо.
11.6. Оформление
доверенности
Доверенность - документ, удостоверяющий
передачу полномочий руководителем Департамента, иными должностными лицами на
представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному
должностному лицу либо служащему Департамента. Доверенность оформляется на
бланке Департамента. Срок действия доверенности не может превышать 3-х лет.
Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня
ее выдачи. Образцы доверенностей показаны в приложении 10 к Регламенту
Правительства Москвы <*>.
--------------------------------
<*> Включено в состав приложений к
настоящему регламенту.
Обязательные реквизиты доверенности:
- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");
- регистрационный номер и дата выдачи;
- фамилия, имя, отчество (полностью),
должность лица, передающего полномочия;
- фамилия, имя, отчество (полностью),
должность уполномоченного лица;
- перечисление предоставляемых
полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись должностного лица Департамента;
- гербовая печать Департамента
здравоохранения города Москвы.
Дополнительные реквизиты доверенности
(для ведения гражданских дел): паспортные данные уполномоченного должностного
лица, образец его подписи.
12. ПОРЯДОК
ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ И СОВЕЩАНИЙ
12.1. Подготовка и
проведение заседаний и совещаний
Совещания у руководителя Департамента и
его заместителей проводятся в соответствии с их поручениями и недельными
планами работы. Организация совещания у руководителя Департамента возлагается
на первого заместителя руководителя, заместителей руководителя, начальников
подразделений Департамента.
Ответственные за подготовку совещания
обеспечивают не менее чем за 2 рабочих дня до его проведения предоставление
повестки совещания с указанием докладчика и списка участников, а также сводной
информации по существу рассматриваемого вопроса и, при необходимости, проекта
распорядительного документа, согласованного с соответствующими должностными
лицами.
Ответственные за подготовку совещания не
позднее чем за 1 день до совещания обеспечивают подготовку помещения,
приглашение участников, оповещение их при отмене или переносе даты совещания.
При необходимости в ходе совещания
ведется магнитограмма.
После проведения совещания (в том числе
выездного) в срок не более трех дней соответствующие структурные подразделения
составляют протокол.
Протокол -
организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на заседаниях и совещаниях, проводимых должностными лицами и
рабочими органами Департамента (коллегией, комиссиями, советами и т.д.).
Решения, зафиксированные в протоколах, принятые в пределах полномочий должностных
лиц, их подписавших, являются обязательными для исполнения соответствующими
должностными лицами Департамента, подведомственных структур и руководимыми ими
сотрудниками.
Протокольные решения, как правило, имеют
непродолжительный характер действия и распространяется на ограниченный круг
должностных лиц.
Протоколы совещаний оформляются следующим
образом: указывается номер протокола, дата совещания, присутствующие,
записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Основная часть
протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня, каждый
раздел протокола строится по форме "слушали - выступили - решили".
Ход обсуждения не фиксируется;
допускается отдельно по каждому вопросу кратко записывать констатирующую часть
(состояние обсуждаемого вопроса) и полностью поручения с указанием наименований
структурных подразделений (или организаций), должностных лиц, которым даются
поручения, а также сроков их исполнения. В последнем пункте указывается
должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения поручений,
зафиксированных в протоколе.
Специалистом, оформившим протокол,
определяется круг лиц, которым рассылается протокол, с учетом данных на
совещании поручений.
Протокол подписывается должностным лицом,
проводившим совещание.
Оформленные протоколы совещаний
регистрируются в соответствующих подразделениях в течение года по возрастанию
номеров. Копии протокола либо выписки из него с конкретными поручениями и
сроками их исполнения направляются исполнителям на следующий день после его
подписания. Протоколы два года хранятся в структурных подразделениях, затем в
установленном порядке передаются в Центральный объединенный архив Департамента
здравоохранения города Москвы.
12.2. Деятельность
коллегии Департамента
здравоохранения
Деятельность коллегии регламентируется
Положением о Департаменте здравоохранения города Москвы, утвержденным
постановлением Правительства Москвы от 31.12.2002 N 1070-ПП "О
реорганизации Комитета здравоохранения Москвы", Положением о коллегии
Департамента и настоящим Регламентом.
Председателем коллегии является
руководитель Департамента. В отсутствие председателя коллегии заседания
проводятся заместителем председателя коллегии - первым заместителем
руководителя Департамента, либо другим членом коллегии по поручению
председателя (заместителя председателя) коллегии.
Организационно-техническое и
информационно-аналитическое обеспечение деятельности коллегии, а также
предупредительный контроль исполнения принятых на заседаниях решений
осуществляет секретарь коллегии.
План работы коллегии составляется на
квартал или полугодие и утверждается председателем коллегии после рассмотрения
на заседании коллегии; он может быть изменен в процессе исполнения по обращению
должностного лица, ответственного за подготовку вопроса, на имя председателя
коллегии.
Заседания коллегии проводятся на
регулярной основе, как правило, 2 раза в месяц и по мере необходимости. В
заседаниях коллегии члены коллегии участвуют лично без права замены; заседание
правомочно при присутствии более половины членов. Решения принимаются
большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов коллегии. В
заседаниях коллегии участвуют приглашенные в соответствии с утвержденным
списком.
Ответственность за подготовку вопроса,
поставленного на обсуждение коллегии, несет заместитель руководителя
Департамента (по своему разделу работы), в его отсутствие - начальник
соответствующего подразделения.
Материалы к заседанию представляются
ответственным исполнителем (начальником подразделения) секретарю коллегии за 10
дней до заседания.
Предложения по рассмотрению внеплановых
вопросов вместе с необходимыми материалами к заседанию коллегии представляются
по согласованию с председателем коллегии за 10 дней до заседания.
Доработка решений коллегии после
обсуждения на заседании проводится ответственными исполнителями в сроки,
установленные на заседании.
Заседания оформляются протоколами и
решениями, подписываются председателем (заместителем председателя) и секретарем
коллегии; хранятся в отделе руководителя 5 лет, затем передаются в Центральный
объединенный архив Департамента здравоохранения города Москвы.