УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель Министра
здравоохранения СССР
С.П.БУРЕНКОВ
28 мая 1979 г. N 25-12/38
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ПРИЕМА-СДАЧИ ДЕЛ ГЛАВНЫМИ БУХГАЛТЕРАМИ
(СТАРШИМИ БУХГАЛТЕРАМИ НА ПРАВАХ ГЛАВНЫХ БУХГАЛТЕРОВ) <*>,
ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ БУХГАЛТЕРИЙ (БУХГАЛТЕРИЙ),
УЧРЕЖДЕНИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ СИСТЕМЫ
МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР <**>
--------------------------------
<*> В дальнейшем, в целях
сокращения главные бухгалтеры (старшие бухгалтеры на правах главных бухгалтеров)
будут именоваться "главные бухгалтеры".
<**> В дальнейшем, централизованные
бухгалтерии (бухгалтерии) учреждений, предприятий и организаций системы
Министерства здравоохранения СССР будут именоваться "бухгалтерии".
1. Прием и сдача дел главным бухгалтером
при назначении, перемещении и увольнении оформляется актом, составляемым в
соответствии с п. 6 "Положения о главных (старших) бухгалтерах
государственных, кооперативных (кроме колхозов) и общественных предприятий,
организаций и учреждений", утвержденного Постановлением Совета Министров
СССР от 6 ноября 1964 г. N 923.
2. Приемо-сдаточный акт составляется для
разграничения ответственности принимающего и передающего дела. Вместе с тем, он
имеет целью показать на момент приема-сдачи дел:
а) основные финансовые показатели работы
данного учреждения, предприятия, организации;
б) состояние первичной документации
учета, отчетности и, прежде всего, материального и денежного учета;
в) мероприятия, необходимые для улучшения
организации учета и финансового контроля.
3. Прием и сдача дел главными
бухгалтерами производится на основании приказа руководителя учреждения,
предприятия, организации. В приказе указывается срок приема-сдачи дел
бухгалтерии. Этот срок не должен превышать: для Централизованных бухгалтерий и
крупных бюджетных учреждений - 7 дней, для промышленных предприятий, крупных
хозорганизаций и других учреждений - 5 дней.
В передаче дел должен участвовать
представитель вышестоящей организации. В качестве своего представителя
вышестоящая организация может выделить или сотрудника своей организации,
обладающего необходимыми знаниями, или работника другого подведомственного
учреждения, если это целесообразно по территориальным и другим условиям. Однако
неявка представителя вышестоящей организации не приостанавливает прием и сдачу
дел бухгалтерии.
Под вышестоящей организацией следует
понимать ту организацию, которая назначает и освобождает главного бухгалтера.
В том случае, если прежний главный
бухгалтер отчислен от этой должности вследствие смерти или по другой причине,
делающей невозможным его участие в сдаче дел, то вновь назначенный главный
бухгалтер и представитель вышестоящей организации составляют акт приема дел
бухгалтерии в том же порядке, как и обычный приемо-сдаточный акт.
4. Перед приемом и сдачей дел проверяется
состояние кассы. Акт проверки кассы подписывается как сдающим, так и
принимающим дела бухгалтерии, а также кассиром и представителем вышестоящей
организации, и прилагается к акту приема-сдачи дел.
5. После подписания акта проверки кассы
главный бухгалтер, сдающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией.
Одновременно оформляется право подписи платежных поручений, чеков и др.
банковских документов вновь назначенного главного бухгалтера. До оформления
этой подписи, прежний главный бухгалтер подписывает банковские документы под
контролем вновь назначенного главного бухгалтера.
В дальнейшем, наряду с проверкой
состояния финансовой работы, учета и отчетности, главный бухгалтер, принимающий
дела, руководит текущей работой бухгалтерии.
6. Передача дел бухгалтерии производится
на основе последнего представленного бухгалтерией баланса. В акте должно быть
указано, на какую дату осуществлена передача дел. При приеме и сдаче дел
производится полная проверка состояния материального и денежного учета,
расчетных статей баланса, а также отчетности учреждения, предприятия,
организации.
При проверке финансового состояния,
постановки учета и отчетности, а также при составлении приемо-сдаточного акта
используются:
а) периодические и годовые бухгалтерские
отчеты и балансы, а также решения вышестоящей организации по этим отчетам;
б) выписки из счетов в банке, договоры,
акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;
в) финансовые планы, сметы, штатные
расписания, титульные списки;
г) регистры синтетического и
аналитического учета (книги, оборотные ведомости, карточки);
д) акты снятия натурных остатков,
сличительные ведомости и протоколы инвентаризационной комиссии;
е) акты ревизий и обследований;
ж) материалы о недостачах, растратах и хищениях,
переданных и не переданных в органы расследования.
7. После полной проверки состояния учета,
отчетности и основных финансовых показателей работы, составляется акт прима и
сдачи дел, который подписывается принимающим и сдающим, а также представителем
вышестоящей организации. Акт должен быть документально обоснован, однако не
следует производить прием-сдачу дел ревизионными методами. В том случае, если в
процессе приема дел обнаруживаются факты злоупотреблений, то лицо, принимающее
дела бухгалтерии, вправе потребовать от вышестоящей организации назначения
документальной ревизии.
В случае несогласия сдающего с
какими-либо положениями акта, он вправе сделать при подписании акта
соответствующие мотивированные оговорки. Представитель вышестоящей организации
должен дать свое письменное заключение по указанному разногласию.
Приемо-сдаточный акт составляется в трех
экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение руководителю
учреждения, предприятия, организации, второй - направляется в бухгалтерию
вышестоящей организации, третий - остается у передающего дела.
8. Акт приема и сдачи дел бухгалтерии
составляется по следующей схеме: Общая (вводная) часть акта. Аппарат и
организация работы бухгалтерии. Общая характеристика бухгалтерского учета.
Состояние кассы и учета денежных средств. Состояние учета расчетных операций.
Состояние учета производства. Отчетность. Ревизия и инспектирование. Состояние
учета основных средств. Состояние материального учета. Правильность оформления
и хранения документов. Финансовое состояние хозяйства, штаты и фонды заработной
платы. Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний,
договоров, соглашений, обязательств, руководящих материалов по финансовой и
бухгалтерской работе (справочники, счетные планы, основные инструкции и др.).
Состояние архива и бухгалтерских документов. Мероприятия, необходимые для
дальнейшего улучшения работы.
В акте приема-сдачи дел указывается
наличие или отсутствие книг регистров бухгалтерского учета, а также инструкций
и методических указаний по организации бухгалтерского учета и составлению
годовой и периодической отчетности.
9. При приеме-сдаче дел бухгалтерии
рекомендуется руководствоваться "Примерным перечнем вопросов постановки
бухгалтерского учета, отчетности и ревизионной работы в централизованных
бухгалтериях (бухгалтериях) учреждений, предприятий и организаций системы
Министерства здравоохранения СССР". Однако,
следует иметь ввиду, что он не является исчерпывающим и может уточняться, а
также сокращаться в зависимости от конкретных условий, характера и объема
деятельности учреждений, предприятий и организаций.
10. С изданием настоящей инструкции
считать утратившей силу инструкцию Министерства здравоохранения СССР от
24.05.56 г. N 05-16/50 "О порядке приема-сдачи дел главными (старшими)
бухгалтерами учреждений, организаций и предприятий здравоохранения".
Начальник Управления
бухгалтерского учета,
отчетности и финансового
контроля Минздрава СССР
А.С.ЯКОВЧЕНКО
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ВОПРОСОВ ПОСТАНОВКИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА,
ОТЧЕТНОСТИ
И РЕВИЗИОННОЙ РАБОТЫ В ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ
БУХГАЛТЕРИЯХ
(БУХГАЛТЕРИЯХ) <*>
УЧРЕЖДЕНИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ И
ОРГАНИЗАЦИЙ СИСТЕМЫ МИНЗДРАВА СССР
--------------------------------
<*> В дальнейшем в целях сокращения
централизованные бухгалтерии (бухгалтерии) учреждений, предприятий и
организаций системы Министерства здравоохранения СССР будут именоваться
"бухгалтерии".
I. Аппарат и
организация работы бухгалтерии
Штат бухгалтерии, его укомплектованность.
Распределение обязанностей между сотрудниками, должностные инструкции. Работа
по повышению деловой квалификации сотрудников бухгалтерии. Имеется ли
утвержденное положение о бухгалтерии. Наличие планов работы бухгалтерии.
Наличие основных инструктивных материалов по бухгалтерскому учету и отчетности.
Обеспеченность бухгалтерскими книгами и бланками учета и отчетности.
Какая работа проводится со счетными
кадрами подчиненных учреждений, предприятий и организаций (курсовые
мероприятия, семинары, совещания и пр.). Общая характеристика этих кадров.
Укомплектованность штатов счетных работников на местах.
II. Общая
характеристика бухгалтерского учета
По какой системе и форме ведется
бухгалтерский учет (мемориально-ордерная,
журнально-ордерная). Состояние всех регистров синтетического и аналитического
учета: отсталость (если имеется) по отдельным балансовым счетам (указать по
каким). Состояние первичной документации, применение утвержденных типовых и
специализированных форм бланков.
Общая характеристика учета в подчиненных
учреждениях, организациях и предприятиях.
III. Состояние
кассы и учета денежных средств
Имеется ли в учреждении должность кассира
и помещение для него, или денежные операции производятся подотчетным лицом.
Обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности. Состояние
записей в кассовой книге и остаток наличных денег в кассе (составить отдельный
акт). Какие другие ценности хранятся в кассе учреждения (организации,
предприятия) и соответствие их бухгалтерским записям. Перечень всех счетов
денежных средств учреждения (организации, предприятия), с указанием их номеров
и отделений банков. Остатки средств по каждому счету, согласно
выписок банка, сверенных с данными учета. Наличие чековых книжек, номера
неиспользованных чеков.
IV. Состояние учета
расчетных операций
Реальность дебиторской и кредиторской
задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности, с
указанием виновных в этом лиц. Наличие не перечисленных своевременно в бюджет
сумм: по налогам с рабочих и служащих, просроченной кредиторской задолженности,
от реализации основных средств и материальных ценностей и др. сумм. Наличие
актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения.
V. Состояние учета
основных средств
Когда последний раз была проведена
инвентаризация имущества. Полнота и качество инвентаризации. Инвентарные описи,
в каком виде и у кого они хранятся. Ответственные хранители ценностей, имеется
ли приказ об их назначении.
VI. Состояние
материального учета
Наличие актов выверки бухгалтерских
записей с записями материально ответственных лиц, дата последней выверки. Когда
инвентаризовались материальные ценности, результаты проведенных инвентаризаций.
Полнота и качество инвентаризаций. Состояние аналитического учета материалов.
VII. Отчетность
Соблюдение отчетной дисциплины:
установленные и фактические сроки представления отчетности в текущем году.
Качество представляемой отчетности, рекламации вышестоящей организации по
отчетности. Решение вышестоящей организации по годовому отчету и проведенные
мероприятия по выполнению предложений.
Для учреждений и организаций
имеющих подведомственную сеть: перечень отчитывающихся учреждений, предприятий
и организаций. Состояние отчетной дисциплины: сроки и фактическое представление
отчетов, их качество, порядок и сроки рассмотрения и утверждения отчетов.
Своевременность доведения решений до мест и контроль за
выполнением решений.
VIII. Финансовое
состояние хозяйства, штаты и фонды
заработной платы
Годовые сметы: на содержание бюджетного
учреждения и по специальным средствам, их исполнение. Финансирование, открытое
в счет сметы, и его использование (кассовый расход). Наличие у организации
(предприятия) годовых смет административно-управленческих, цеховых и других
расходов, утвержденных в надлежащем порядке: фактическое их исполнение. Наличие
собственных и приравненных к ним оборотных средств по последнему балансу
хозяйственной организации (предприятия). Обеспеченность организации
(предприятия) оборотными средствами в сопоставлении с планом. Сравнение
установленных нормативов с фактическими остатками нормируемых средств по
последнему балансу. Ссуды банка, состояние задолженности по срокам погашения.
Наличие утвержденных штатных расписаний.
Отклонения фактических данных по должностям и окладам от утвержденного штатного
расписания. Фонд заработной платы штатного и нештатного персонала и его
использование.
IX. Ревизия и
инспектирование
Когда последний раз было обревизовано
учреждение, организация, предприятие и за какой период. Как выполнены указания
по результатам ревизии.
Для имеющих подчиненные учреждения,
организации и предприятия: штат ревизоров, его укомплектованность. Имеются ли
утвержденные планы ревизионной работы. Перечень объектов, не обревизованных
более года, двух лет. Результаты ревизий (основные нарушения и недочеты).
Решения по ревизиям и контроль за выполнением решений.
Акты, по которым не приняты решения. Проведение тематических проверок в
подчиненных учреждениях, организациях и предприятиях. Наличие случаев недостач
и хищений, какие приняты меры по их взысканию и привлечению виновных лиц к
ответственности.
X. Хранение
документов
Обеспеченность надлежащего хранения и
учета бланков строгой отчетности. Обеспеченность хранения архива бухгалтерских
документов, имеются ли описи дел, подшиты и пронумерованы ли документы.
Правильно ли произведено изъятие документов по причине истечения предельного
срока хранения.